Reserva provisional
Estado en el que se aparta una fecha y hora de forma provisional antes de su confirmación oficial. En el calendario se muestra de forma diferenciada.
La reserva provisional (Tentative) es el estado en el que, cuando la fecha aún no está del todo confirmada, se aparta un evento de forma provisional en el calendario. Según la aplicación de calendario, se distingue de los eventos confirmados con una visualización distinta (rayado diagonal, color más claro, borde punteado, etc.). La reserva provisional cumple la función de transmitir a los demás la señal de que «esta franja horaria podría estar ocupada».
La diferencia entre la reserva provisional y la confirmada
| Aspecto | Reserva provisional (Tentative) | Confirmada (Confirmed) |
|---|---|---|
| Visualización en el calendario | Rayado / color claro / línea punteada | Relleno / línea continua |
| Visualización de huecos libres | Según la herramienta, puede tratarse como «libre» | Se muestra como «ocupado» |
| Facilidad de cambio | Se puede cambiar / cancelar con relativa facilidad | Para cambiarla hay que avisar a los implicados |
| Efecto sobre los demás | A veces se puede poner otro evento en la misma franja | Aparece un aviso de solapamiento |
Precauciones al usar la reserva provisional
Si se abusa de las reservas provisionales, el calendario se llena de eventos «provisionales» y resulta difícil ver los huecos realmente libres. Una opción es poner a la reserva provisional un plazo de confirmación y fijar la regla de borrarla al vencer el plazo o de pasarla a confirmada tras la confirmación de asistencia.
También para reducir el riesgo de doble reserva, es importante no dejar una reserva provisional abandonada durante mucho tiempo. Como referencia, una forma de decidir es resolver si se confirma o se libera en un plazo de 48 horas desde la reserva provisional.
Atención a las diferencias en el trato de lo «provisional» según la herramienta
Cada herramienta de calendario trata la reserva provisional de forma distinta al calcular los huecos libres. En las herramientas que consideran «ocupado» un evento aceptado provisionalmente, la herramienta de coordinación de fechas excluye esa franja de las candidatas, y un evento provisional que en realidad quizá no se celebre bloquea un hueco libre. Al contrario, en las herramientas que lo consideran «libre», en una franja ya apartada provisionalmente entra otro evento. Si se comprueba una vez cuál de los dos comportamientos tiene el propio entorno, se reducen los incidentes del tipo «se coló una reunión en la franja que creía haber apartado».