Cómo gestionar el cronograma de un evento
El éxito de un evento depende de la precisión con que se gestione su cronograma. Organizar un evento es un trabajo en el que los plazos forman una cadena, y un fallo de planificación en el que un solo retraso repercute en todo lo que viene después es una de las mayores fuentes de estrés para quien organiza. Combinar la planificación hacia atrás con la fijación de hitos permite preparar el evento con margen.
Los fundamentos de la planificación hacia atrás
Partiendo del día del evento, calcule hacia atrás y fije la fecha límite de cada tarea. Lo importante es incluir un margen entre cada hito. Como regla práctica, reservar un periodo de 1,3 veces el esfuerzo estimado permite hacer frente a problemas imprevistos.
Al decidir la propia fecha del evento, que es el punto de partida del cálculo hacia atrás, conviene comprobar primero en el calendario de festivos y puentes si las fechas candidatas coinciden con puentes. Justo antes y después de los periodos largos de vacaciones la asistencia suele bajar, y además resulta más difícil conseguir sala y ponentes.
Criterios para fijar los hitos
Defina los hitos como entregables cuya finalización pueda juzgarse con claridad como hecha o no hecha. En lugar de expresiones vagas como «avanzar con los preparativos», fije condiciones de finalización concretas como «contrato de la sala firmado» o «correos de aceptación recibidos de 3 ponentes».
- No se puede juzgar
- «Avanzar con el tema de la sala»
- Se puede juzgar
- «Reserva provisional de la sala A hecha + presupuesto recibido»
Cómo diseñar los recordatorios
Configure los recordatorios en 2 fases: 3 días y 1 día antes de cada hito. Un único aviso puede pasar desapercibido, pero con 2 fases se reducen los descuidos y además queda tiempo para prepararse después de darse cuenta.
Puntos de atención en los eventos grandes
En la coordinación de fechas para grupos grandes de más de 50 participantes, es imposible reflejar la disponibilidad de cada persona. En ese caso hay que fijarse como objetivo una fecha que logre una asistencia del 80 % o más y aceptar que el 20 % restante se atienda con una grabación o con materiales de seguimiento.
Los retrasos del cronograma se encadenan. El retraso de un hito comprime el tiempo de preparación de las tareas siguientes y provoca el siguiente retraso. Volver a calcular el cronograma en cuanto se detecta un retraso y comunicar su alcance a todas las personas implicadas es la clave del éxito del evento.