Técnicas de coordinación para organizadores de cenas y reuniones sociales
Para quien organiza una cena con bebidas o una reunión social, coordinar la fecha suele ser aún más difícil que en una reunión de trabajo. Como la asistencia es voluntaria, la tasa de respuesta es baja y abundan las respuestas vagas del tipo «Si puedo, voy». Pasan los días sin que lleguen las respuestas y, mientras tanto, se llenan las reservas del restaurante. Es una preocupación que comparten todos los organizadores. A continuación se presentan técnicas para maximizar la asistencia reduciendo al mínimo la carga del organizador.
Cómo proponer fechas que maximicen la asistencia
- Incluya siempre un viernes. Como al día siguiente no se trabaja, la barrera para apuntarse suele ser menor. Lo habitual es empezar entre las 18:30 y las 19:00
- Apunte a justo después del día de cobro. Hacia el día 25 (día de pago habitual en Japón), la gente suele estar más dispuesta a gastar
- Evite el final y el principio de mes. Contabilidad y ventas están ocupados con los cierres
- Proponga de 4 a 5 fechas. Con muy pocas no encaja ninguna; con demasiadas la gente piensa «Cualquiera me vale» y responde tarde
Además, los días cercanos a los puentes de 3 días y a los periodos largos de vacaciones suelen coincidir con viajes a la ciudad natal o con vacaciones. Si antes de proponer fechas comprueba dónde caen los puentes en el calendario de festivos y puentes, evitará el error de cálculo de «Envié las opciones y resulta que no había nadie».
Cómo diseñar un mensaje que aumente la tasa de respuesta
Estructura de una solicitud eficaz
- El propósito en una frase («¡Es la fiesta de bienvenida de [nombre]!»)
- Subrayar lo fácil que es responder («Solo hay que marcar ○×, se hace en 10 segundos»)
- Indicar el plazo («antes de este viernes»)
- El enlace a la herramienta (que se abra con 1 toque)
- Animar a responder aunque no se sepa aún («△ también vale»)
Cómo afrontar el problema del «Si puedo, voy»
La respuesta vaga «Si puedo, voy» es lo que más quebraderos de cabeza da al organizador. Hay 3 medidas.
- Diseñe bien las opciones de respuesta. Aclare el significado de △, por ejemplo «○ (asisto) / △ (80 % probable, confirmo el mismo día) / × (no asisto)»
- Fije un plazo para cerrar el número de asistentes. Avise: «Si antes del día [fecha] no ha cambiado △→○, haré la reserva contando con que no asiste»
- Mencione que existe un cargo por cancelación. Comparta el hecho tal cual: «Las cancelaciones del mismo día se cobran al precio completo del menú»
Cuándo enviar recordatorios
Coordinación con la reserva del restaurante
Reserve el restaurante en cuanto se confirme la fecha. Los locales populares se llenan pronto los viernes por la noche, así que también resulta útil hacer una reserva provisional cuando las fechas aún son candidatas. Para prepararse ante cambios en el número de asistentes, conviene comprobar al reservar si es posible variar en 2 personas más o menos.
Si lo combina con un sistema para evitar las cancelaciones de última hora, reducirá al mínimo el riesgo de cambios en el número de asistentes el mismo día.