Cómo decidir la fecha de una quedada de fans sin revelar los nombres reales

Lo que diferencia la coordinación de fechas de una quedada de fans de la de otros encuentros es que los participantes se reúnen sin conocer el nombre real ni el lugar de trabajo de los demás. Lo único que saben es su nombre de usuario y el hecho de que siguen la misma obra o la misma afición. Como en internet tampoco se ve dónde vive cada uno, el organizador tiene que decidir, antes que «quién viene», «hasta qué punto es un encuentro en el que la gente se presenta». Si se empieza a pedir la asistencia sin aclarar esto, habrá quien quiera responder y no pueda, y el número de asistentes parecerá menor que el interés real.

Que se pueda responder con el nombre de usuario

Pedir el nombre real en la encuesta de asistencia tiene un doble coste. Además de que habrá quien dude en participar, queda una lista de nombres reales en una pantalla que cualquiera puede abrir. En una quedada, lo práctico es indicar de antemano en el mensaje de invitación qué debe escribirse en la casilla del nombre. Con solo añadir 1 línea como «escriba el nombre que usa en las redes sociales tal cual», desaparecen a la vez las dudas sobre cómo escribirlo y las variaciones de escritura.

«Me gustaría ir» no es una confirmación de asistencia

Donde más se equivoca el cálculo de asistentes en una quedada es cuando las reacciones a una publicación abierta se cuentan como asistencia. Reaccionar a una publicación es expresar interés, no comprometerse a venir ese día. Si se toma como base para reservar el local, ocurre el accidente de que el día del encuentro no viene la mitad. El interés, la asistencia y la confirmación se cuentan por separado, como etapas distintas.

Si se ajusta a un evento, proponer las candidatas como provisionales

En las quedadas que se celebran antes o después de un concierto o una exposición, la fecha no se decide hasta que se anuncia el calendario del evento principal. Si se espera al anuncio para actuar, hay que buscar reserva en una época en que los locales ya están llenos. Es más fácil conseguir local si primero se proponen candidatas con la aproximación de «algún día de esta época» y, tras el anuncio, se concretan en 1 día.

• Proponer primero las candidatas por semanas. Aunque la precisión sea «el sábado y el domingo de la semana del evento», se puede responder si se puede participar
• Mantener el local con una reserva provisional. Se reserva dando por hecho que se pasará a reserva en firme cuando se fije el número de personas
• Indicar de antemano qué pasa si cambia el calendario del evento principal. Incluir en el mensaje de invitación 1 línea como «si se aplaza el evento principal, la quedada se moverá lo mismo»
• Decidir también si pueden participar quienes no consigan entrada para el evento principal. Si esto queda ambiguo, no se podrá prever el número de personas del día

Decidir el lugar y la hora a partir del tiempo de desplazamiento

Dónde viven las personas con las que se ha coincidido en internet no se sabe si no se pregunta. Si se parte de que los participantes están repartidos por todo el país, lo que condiciona la fecha no es tanto el día como «la hora a la que se puede volver». La hora de fin no se decide por la estación más cercana al lugar, sino por si quienes vienen de lejos pueden tomar el tren de vuelta.

• Situarlo entre el mediodía y la tarde amplía el radio de ida y vuelta en el día. Si empieza por la noche, participar desde lejos va unido a decidir si alojarse
• Indicar la hora de despedida en el mensaje de invitación. De un encuentro sin final a la vista, los primeros en caerse son quienes vienen de lejos
• Las prolongaciones se convocan aparte, como una segunda parte. Si el encuentro principal termina pronto, quienes se van no se sienten incómodos
• Elegir un local cerca de una estación grande. Como hay participantes con mucho equipaje, que haya pocos transbordos influye directamente en la facilidad para participar

Dónde pegar la URL de la encuesta de asistencia

La URL de la encuesta de asistencia la puede abrir cualquiera, pero a cambio cualquiera puede responder. En una quedada, elegir dónde se reparte es en sí una medida de seguridad. Si se pega en una publicación abierta, no solo se mezclan respuestas de personas ajenas, sino que la lista de participantes queda a la vista de cualquiera.

1. En los espacios abiertos, publicar solo el anuncio. Limitarse a la fecha, el propósito y la indicación de que quien quiera participar se ponga en contacto
2. Repartir la URL en conversaciones individuales o en espacios restringidos. Mantenerlo dentro de lo que el organizador puede controlar sobre a quién la ha enviado
3. Añadir 1 línea pidiendo que no se comparta. No se puede obligar, pero con solo escribirlo, se comparte menos en la práctica
4. Cerrar las respuestas pasada la fecha límite. Si se deja abierta, el organizador no podrá recoger las respuestas que entren después

Limitar a 1 solo lugar dónde aparece el nombre real

Cuando se quiere quedar de forma anónima y aun así se filtra el nombre real, suele ocurrir fuera de la coordinación de fechas: en la reserva y en el pago. La reserva del local solo puede hacerse a nombre de un representante, y en una transferencia anticipada el titular de la cuenta queda a la vista de la otra parte. Si el organizador lo diseña de antemano, el lugar donde aparece el nombre real se limita al propio organizador.

• Hacer la reserva a nombre del organizador. No hace falta dar al local los nombres de los participantes
• Pagar la cuota en el momento como opción predeterminada. Si se pide una transferencia anticipada, se abre una vía por la que el nombre real llega a través del titular de la cuenta
• Si se paga mediante envío de dinero, pedir que se compruebe el nombre visible. A veces la configuración inicial de la aplicación muestra el nombre real
• Indicar el importe máximo de la cuota en el mensaje de invitación. Si no se puede prever el importe, quienes acuden por primera vez son los que más fácilmente se echan atrás

Actuar sobre la estructura que favorece las ausencias de última hora

A diferencia de los encuentros del trabajo o del colegio, en una quedada la relación sigue aunque no se vaya. Como la presión social contra las ausencias es débil, la ausencia sin aviso se produce con facilidad por la propia estructura. No se trata como una cuestión de actitud, sino que se actúa creando motivos para venir.

• Dar pequeñas funciones. Abrir las presentaciones, la recepción, las fotos. Quien tiene una función difícilmente desaparece a última hora
• Enviar solo 2 recordatorios. 2 días antes del encuentro y la mañana del mismo día. Más que eso resulta agobiante
• Si hay aforo, decidir antes el orden de la lista de espera. Si se deja claro que es por orden de respuesta, no habrá discusiones al decidir después
• Centralizar en el organizador los avisos de ausencia. Lo que cuesta decir en el espacio común termina en ausencias sin aviso el día del encuentro

Las medidas en forma de sistema están recogidas en un sistema para evitar las cancelaciones de última hora. La organización de los encuentros con comida y bebida tiene mucho en común con las técnicas para organizadores de cenas y reuniones sociales.

Para la próxima vez, no se guarda una lista sino los resultados

Si piensa seguir organizando quedadas, es mejor guardar solo los resultados que reunir los datos de contacto de los participantes en una lista. El lugar y la hora, cómo se propusieron las candidatas, los días entre el anuncio y la fecha límite y el número de personas que acudieron de verdad. Con estos 4 datos, el diseño de la siguiente se arma enseguida. Tener una lista deja de forma permanente la responsabilidad de gestionarla en el organizador, mientras que un registro de resultados no supone ningún problema se traspase a quien se traspase.

Una vez decididas las candidatas, basta con crear la encuesta de asistencia en el formulario de creación de PickDay y repartir la URL a los participantes de forma individual para ponerla en marcha. Quien responde no necesita registrarse, y en la casilla del nombre puede escribir su nombre de usuario tal cual.