La gestión de la agenda en la era del trabajo híbrido
El trabajo híbrido rara vez funciona solo con una regla sencilla como «3 días a la semana en la oficina». La American Opportunity Survey (2022) de McKinsey informó de que el 58 % de los trabajadores de Estados Unidos puede trabajar desde casa al menos 1 día a la semana. En una forma de trabajar que combina oficina y casa, la productividad difícilmente mejora si no se gestionan de forma sistemática el diseño de los días presenciales, la coordinación con la reserva de la oficina y la equidad entre equipos.
Modelos para diseñar los días presenciales
| Modelo | Descripción | Ventaja | Inconveniente |
|---|---|---|---|
| Días fijos | Martes y jueves designados como días presenciales en toda la empresa | Muy previsible | Poca flexibilidad |
| A criterio del equipo | Cada equipo decide sus días presenciales | Se adapta fácilmente a cada equipo | Dificulta la colaboración entre departamentos |
| Según el propósito | Se va a la oficina para las actividades que requieren presencia | El motivo de ir está claro | Alto coste de coordinación |
Este artículo recomienda el modelo según el propósito. Deje claro el motivo para ir a la oficina y diseñe los días presenciales en torno a 3 categorías: «colaboración (lluvias de ideas, talleres)», «construcción de relaciones (reuniones uno a uno, comidas de equipo)» y «trabajo concentrado (para quienes se concentran mejor en la oficina)».
Vincular el calendario con la reserva de la oficina
Vincular el calendario compartido con el sistema de reserva de la oficina ayuda a evitar la situación de «Fui a la oficina y la persona con la que tenía la reunión estaba en remoto».
Garantizar la equidad
Un problema que suele pasarse por alto en el trabajo híbrido es la equidad. En un experimento aleatorizado sobre el teletrabajo que realizaron el profesor Nicholas Bloom, de la Universidad de Stanford, y sus colegas con empleados del centro de atención telefónica de una agencia de viajes china (Quarterly Journal of Economics / 2015), la tasa de ascenso de quienes trabajaban desde casa fue alrededor de un 50 % inferior a la de quienes iban a la oficina, pese a un rendimiento equivalente. Se considera un ejemplo típico del sesgo de proximidad, por el que se valora más a quienes están físicamente cerca. Cabe señalar que, en un ensayo controlado aleatorizado del mismo grupo sobre el trabajo híbrido con 2 días a la semana en casa (Nature / 2024), no se observó una diferencia significativa en las tasas de ascenso durante los 2 años siguientes. Para evitar esta injusticia, resultan eficaces las medidas siguientes.
Combinarlo con los bloques de tiempo
Al aplicar los bloques de tiempo al trabajo híbrido, use estrategias distintas para los días presenciales y los días en remoto. Dedique los días presenciales a la colaboración cara a cara (reuniones, trabajo en pareja, conversaciones informales) y los días en remoto al trabajo de concentración profunda (programación, redacción, análisis).
La gestión de la agenda en el trabajo híbrido resulta más eficaz si se combina con lo aprendido sobre la programación de reuniones en remoto. La clave del éxito del trabajo híbrido es diseñar los días presenciales como un espacio de colaboración intencionada y no de encuentros casuales.