Calendario compartido
Función que muestra la agenda propia a los miembros del equipo para que les resulte fácil ver los huecos libres y convocar reuniones.
El calendario compartido es el mecanismo por el que se hace visible a otras personas la información de la propia agenda, de modo que cada uno vea la disponibilidad de los demás.
Cómo diseñar los niveles de uso compartido
| Nivel de uso compartido | Información visible | Destinatarios adecuados |
|---|---|---|
| Libre/ocupado | Solo la disponibilidad de cada franja horaria | Socios externos, otros departamentos |
| Solo el título | El título de la cita y la franja horaria | Miembros del mismo departamento |
| Todos los detalles | Título, lugar, participantes, notas | Jefe directo, secretario |
| Permiso de edición | Puede añadir / cambiar citas | Secretario, asistente |
Cómo compatibilizarlo con la privacidad
Si las visitas médicas o las citas personales se configuran como «privadas», la franja se muestra como «ocupado» pero los detalles quedan ocultos. En el formato iCalendar, se puede indicar PUBLIC / PRIVATE / CONFIDENTIAL en la propiedad CLASS del evento.
Para coordinar fechas con personas de fuera de la organización, además de vincular calendarios mediante el protocolo CalDAV, existen herramientas de coordinación de fechas que muestran a la otra persona solo las horas libres, sin publicar todo el calendario.
Criterios para implantarlo
Al diseñar el calendario compartido en una organización, el nivel de uso compartido que se fije por defecto determina qué parte de las citas queda visible dentro de la organización. Si el valor por defecto es «todos los detalles», las citas personales quedan demasiado expuestas, y si es «privado», el uso compartido no surte efecto. Por ejemplo, se fija por defecto un esquema de 2 niveles, «libre/ocupado dentro de la organización y solo el título dentro del mismo equipo», y se amplían los permisos de forma individual solo a quien lo necesite.