Coordinar las fechas de un seminario o laboratorio asegurando primero la agenda del profesor

Al decidir las fechas de un seminario o de un laboratorio, la mayoría de la gente reparte primero las fechas candidatas a todos los miembros. Una vez reunidas las respuestas, pregunta al profesor «¿qué le parece este día?». En la coordinación de fechas de un seminario, precisamente este orden se invierte.

El profesor tiene a la vez clases / reuniones / comisiones / los seminarios de otros cursos. A la persona con menos franjas libres se le pregunta la última. Por eso el día en que coinciden las respuestas de los estudiantes choca con la agenda del profesor y hay que volver a recoger respuestas.

Llenar las franjas empezando por la parte con más restricciones

En la coordinación de una cena o de un club, el encuentro se celebra aunque haya quien no pueda asistir. El seminario, no. Si no viene quien lo dirige, aunque se reúnan los demás, el contenido no avanza. Es decir, la fecha del seminario no se decide por mayoría: es una coordinación asimétrica en la que todos los demás se ajustan a la agenda de 1 persona.

En una coordinación asimétrica, el valor de una fecha candidata no lo decide «cuántas personas han marcado ○». Un día en que el profesor no puede venir no vale nada como candidata, por muchos estudiantes que estén libres. Si se plasma primero en un gráfico esta diferencia de peso, la decisión es más rápida una vez reunidas las respuestas.

Al profesor se le pregunta con opciones limitadas

Si se pregunta al profesor «¿cuándo está libre?», tarda en responder. Es porque se le obliga a abrir su agenda, buscar las franjas libres y ponerlas por escrito. En su lugar, se enumeran las franjas preparadas por nuestra parte y se le pide que elija «cuáles le son posibles».

• Limitar las franjas a 3 o 4. Proponerlas como combinaciones de día de la semana y franja horaria («mar. 3.ª clase / mié. 4.ª clase / vie. 2.ª clase»)
• Escribir las franjas en el cuerpo del mensaje. Si solo se pega la URL de la encuesta de asistencia, a veces no se abre y no llega respuesta
• Escribir con fecha el plazo de respuesta. Si se escribe «antes del 12 de septiembre» en lugar de «durante la semana que viene», entra en el orden de tareas de la otra persona
• Preparar una salida por si ninguna es posible. Añadir 1 línea como «si ninguna le resulta posible, indíquenos los días de la semana que le vengan bien»

Decida también antes cómo tratar la reserva provisional. Mientras se espera la respuesta del profesor, a los estudiantes solo se les dice «estas 3 franjas son las candidatas», con una redacción que no se confunda con una confirmación.

A los estudiantes se les pide primero solo lo que no pueden mover

El tiempo de espera de la respuesta del profesor está libre, así que se aprovecha para reunir la información de los estudiantes. Pero lo que se recoge no son ○, sino ×. Se pide que indiquen solo los compromisos que no pueden mover, como experimentos / prácticas / otras asignaturas obligatorias / trabajo fuera de la universidad.

Si se recogen ○, lo que vuelve son deseos. Se mezclan respuestas del tipo «a esa hora estoy libre, pero preferiría otro día», y al cruzarlas con las franjas del profesor ya no se puede decidir. Si solo se recogen los compromisos que no se pueden mover, descartar candidatas se convierte en una tarea mecánica.

Cuando los participantes se dividen según si pueden mover la franja o no, se puede proceder con la misma idea que en los pasos para resolver conflictos de agenda. En el seminario, la única diferencia es que la opción de «mover la franja del profesor» no existe desde el principio.

No separar a quien presenta de la fecha

Aquí aparece una circunstancia propia del seminario. En las lecturas comentadas y los informes de avance, está decidido quién presenta en cada sesión. Si se celebra un día en que quien presenta no puede venir, la sesión da vueltas en vacío aunque estén todos los demás.

• La agenda de quien presenta pesa más que la de los demás miembros. Se trata como la persona a consultar justo después del profesor
• Decidir de antemano que si se mueve la fecha también se mueve el orden de presentaciones. Si el orden es fijo, la ausencia de 1 persona lo para todo
• Anunciar los cambios de presentación como muy tarde el día antes. Si se cambia la misma mañana, quien sustituye no puede prepararse
• En las sesiones solo de informes de avance, el número de personas no importa. Decidir de antemano que las sesiones sin presentación pueden celebrarse con quienes puedan asistir

Los seminarios conjuntos y las presentaciones intermedias se organizan de forma que puedan responder personas de fuera

Además del seminario periódico, varias veces por semestre surgen sesiones que se coordinan por fecha. Seminarios conjuntos / días de reserva para las presentaciones intermedias / reuniones con instituciones colaboradoras / ensayos de presentación antes de un congreso. En ellas participan personas que no tienen cuenta de la universidad.

A los profesores de otras universidades o a los responsables de empresas no se les puede pedir que inicien sesión en el sistema interno de la universidad. Si crea en PickDay una página de respuesta con solo 3 franjas, quien la recibe solo tiene que abrir la URL y elegir, sin necesidad de crear una cuenta. Tanto los estudiantes de la universidad como los participantes de fuera responden en la misma tabla.

En ese caso, en la casilla de respuesta basta con que escriban su afiliación y su apellido. Como el contacto se hace a través del profesor que coordina, el estudiante que organiza no necesita guardar los datos de contacto de todos.

Al principio del semestre, dejar 2 semanas sin nada

El seminario se cae por viajes a congresos / clases suspendidas / tareas administrativas. Si se busca una fecha alternativa después de que se caiga, en ese momento la agenda de los miembros ya está llena y, al final, esa sesión desaparece.

Por eso, al preparar el calendario del semestre, se reservan solo 2 semanas sin nada. Si se pone primero el tiempo de margen, la sesión que se cae se decide en una frase, «pasa a la siguiente semana vacía», y ni siquiera hace falta coordinar fechas.

Si el semestre termina sin usar las semanas vacías, se pueden dedicar al estudio autónomo o a consultas individuales. Eliminar después las franjas que sobran es fácil, pero las franjas que no existen no se pueden crear después.