Coordinar las fechas de un club universitario a pesar de los horarios de clase y los trabajos a tiempo parcial

La razón por la que no se llenan las fechas de un club universitario no es que sean muchos. Con 20 personas, cuando se decide, se decide en 1 día, y con 8, cuando no se decide, se tarda 2 semanas. Lo que marca la diferencia es si los miembros están en condiciones de responder «cuándo estoy libre».

La agenda de un estudiante universitario está hecha de 3 capas: el horario de clases / los turnos del trabajo a tiempo parcial / las asignaturas obligatorias y las prácticas de cada curso. De ellas, 2 no se pueden mover por voluntad propia y, además, se fijan en momentos distintos. Si se reparten las fechas candidatas en una semana en que el horario de clases aún no está fijado, solo volverán △.

Ajustarse al orden en que se fijan las 3 capas

El momento de repartir las fechas candidatas se decide según hasta dónde se han fijado estas 3 capas. Cada vez que se atraviesa una capa, las franjas utilizables se estrechan, así que si se pregunta antes de que terminen de estrecharse, no se obtiene respuesta.

De este gráfico se sacan 2 conclusiones: que repartir las fechas candidatas al principio del semestre no sirve de nada, y que, como las franjas que quedan tras pasar por las 3 capas son limitadas, una vez encontrada una, sale más a cuenta reservarla como cita periódica y no como algo puntual.

Al principio del semestre no se decide una «fecha», sino una «franja»

Lo que hay que hacer en abril y en octubre no es decidir los días de actividad uno a uno. Es decidir 1 franja, como «este semestre, los martes desde las 18:00», y no moverla hasta el final del semestre. Si la franja está decidida, los miembros pueden entregar sus preferencias de turnos dejando libre ese día de la semana.

• La franja se pregunta cuando se ha cerrado la matrícula. Las respuestas anteriores son deseos de matrícula, no una agenda
• Las candidatas se proponen como combinaciones de día de la semana y franja horaria. Se enumeran franjas, no fechas, como «mar. 18:00 / mié. 18:00 / jue. 16:00»
• Decidir mirando el desglose por cursos. Si solo se mira el número de respuestas, la franja la decide la disponibilidad del curso más numeroso y los de cursos superiores dejan de venir
• No cambiar la franja a mitad de semestre. Si se mueve 1 vez, se desperdicia el esfuerzo de quienes la habían reservado dejando libres sus turnos

Solo las citas puntuales que quedan fuera de la franja (convivencias / competiciones / la fiesta de despedida de los que se gradúan) se coordinan por fechas cada vez. Si las coordinaciones por fecha se reducen a 3 o 4 por semestre, el trabajo del organizador se aligera de forma espectacular.

Repartir las candidatas antes de la fecha límite de los turnos

Lo que más mueve la asistencia no es el número de fechas candidatas ni el plazo de respuesta, sino el día en que se reparten. En los establecimientos que organizan los turnos por meses, las preferencias de turnos suelen entregarse entre mediados y finales del mes anterior. Si se reparten las fechas candidatas después de esa fecha límite, la respuesta queda fijada en «ese día trabajo».

Por eso, las citas puntuales se reparten como candidatas mes y medio antes del encuentro - es decir, antes de entregar las preferencias de turnos del mes anterior. Con solo avisar antes de que «aún no está decidida la fecha, pero será uno de estos 3 días», los miembros pueden excluir esos 3 días al entregar sus preferencias de turnos. El sentido de dejar un plazo de antelación largo no es dar tiempo para pensar, sino coger sitio antes de que entren otros compromisos.

En la época de captación de nuevos miembros, recoger respuestas sin pedir el nombre

Solo la coordinación de fechas para la captación de nuevos miembros (el shinkan, las actividades de bienvenida de los clubes en abril) requiere un diseño totalmente distinto del resto del año. La otra parte todavía no es miembro y ni siquiera se han intercambiado los contactos. Si se pide antes una invitación a un grupo o un registro, los estudiantes nuevos que solo sentían curiosidad se van en ese punto.

Lo que hace falta es una encuesta de asistencia que se abra con 1 toque desde el QR de un folleto repartido después de clase o de un cartel, en la que se marque ○ y se cierre. Si prepara en PickDay la tabla de candidatas para la captación, quien responde no tiene que crear una cuenta ni introducir su nombre completo. Si se añade en la casilla de respuesta «solo la facultad y el apellido», tampoco se plantea guardar datos de contacto.

En la captación, viene más gente si el mismo contenido se ofrece en 2 o 3 sesiones que si se intenta reunir a todos en 1. Como el horario de clases es distinto en cada facultad, si se limita a 1 sesión, toda una facultad se queda sin poder venir. La reducción por etapas que se usa en la coordinación de un grupo grande aquí funciona al revés: lo correcto es repartirlo en varias sesiones sin reducir.

Si aun así no se decide, dejar de buscar el día

Si se han repartido las candidatas 2 veces y no se ha reunido la mayoría, el problema no es la forma de buscar, sino que la premisa es errónea. Hay que concluir que no existe una franja en la que puedan reunirse todos y cambiar la forma de proceder.

1. Decidir primero el número mínimo de participantes. Si se declara «se hace si se reúnen 6», ya no hace falta esperar a que estén todos
2. Dividir la franja en 2. Si es una actividad en la que no importa que la gente de la primera y la segunda parte sea distinta, se ponen 2 franjas semanales y quien vaya a una de ellas cuenta como participante
3. Dividir por cursos. Poner aparte una franja solo para los cursos superiores reúne de verdad a más gente que seguir buscando una franja en que coincidan todos los cursos

El valor de las actividades de un club no lo marca el número de días en que estuvieron todos, sino el número de semanas que continuó la actividad. Seguir 3 semanas con 6 personas, en lugar de pararse 3 semanas buscando el día en que coinciden todos, hace que al final se quede más gente.