Técnicas para resolver conflictos de agenda y ordenar las citas solapadas
Al abrir la aplicación de calendario, descubre que hay 2 citas solapadas en la misma franja horaria. Es un momento que mucha gente conoce. Resolver un solo conflicto exige 3 tareas: decidir la prioridad / avisar a las personas implicadas / volver a coordinar una franja alternativa, y si se acumulan, una enorme cantidad de tiempo se va en recuperar la agenda.
El mecanismo por el que surgen los conflictos de agenda
La doble reserva parece producirse al azar, pero en realidad tiene causas estructurales. Si no se entienden, se corre el riesgo de seguir apagando fuegos con remedios sintomáticos.
Lo que se desprende de la primera causa, «varios calendarios sin sincronizar», es que el problema de los conflictos puede replantearse como un problema de integración de datos. Si todo está integrado en un solo calendario, la máquina puede detectar los conflictos automáticamente. En este tipo de conflicto, el problema es que los calendarios están dispersos.
Flujo para decidir la prioridad al descubrir un conflicto
En el momento en que se descubre un conflicto, hay que decidir qué cita se mantiene. Si se decide por la emoción o el estrés, es fácil elegir algo de lo que luego uno se arrepiente. Dejar por escrito de antemano los criterios de decisión reduce las dudas.
Si el único criterio es «priorizar el compromiso anterior», no se pueden atender los asuntos urgentes e importantes. Al revés, si solo se prioriza la importancia, a veces se le considera a uno alguien que no cumple su palabra. El objetivo de este flujo es equilibrar ambos.
Cómo comunicarlo a la parte posterior - una redacción que minimiza el mal efecto
Como resultado del conflicto, habrá que reprogramar una de las dos citas. La redacción con que se comunica a la parte posterior cambia la impresión que se lleva la otra persona. Es una aplicación de la normas de cortesía de las reuniones de trabajo, pero hay una forma de comunicarlo propia de los conflictos.
| Impresión | Redacción | Por qué |
|---|---|---|
| Mala | «Me ha surgido otra cosa, así que quería cambiar la fecha» «Lo siento, pero tengo un imprevisto» «Por favor, cancélela» | El motivo es vago y tampoco se percibe intención de volver a coordinar |
| Buena | «He comprobado que coincide con un compromiso anterior, así que, lamentándolo mucho, ¿podríamos cambiar la fecha? Permítame proponerle las 2 alternativas siguientes.» 1. 3/6 (mar.) 14:00 2. 4/6 (mié.) 10:00 | Indica el motivo y presenta alternativas de inmediato |
Un diseño del calendario que previene los conflictos
1. Vista integrada en un solo calendario
Google Calendar, Outlook y el Calendario de Apple permiten ver integrados calendarios externos. Con solo mostrar en una misma pantalla el del trabajo, el personal y varias cuentas, se reducen los conflictos que se deben a «no ver el otro calendario». El calendario compartido y la vista integrada son cosas distintas, así que, para no confundirlas, conviene empezar por la vista integrada.
2. Una regla de caducidad automática de las reservas provisionales
Si las «reservas provisionales» se dejan olvidadas, cuando entra una cita posterior se tratan como un conflicto real. Si se anota una fecha límite en cada reserva provisional y se borra al vencer, se reducen los conflictos por olvido. Cómo tratar la reserva provisional es un ámbito que conviene dejar por escrito en cada organización.
3. Bloquear el «tiempo protegido»
El tiempo que no se quiere que otros invadan, como el almuerzo, los desplazamientos o el Deep Work, se hace visible en el calendario como «tiempo protegido». Así los demás pueden evitarlo al proponer citas. Es una aplicación de los bloques de tiempo que también se trató en la estrategia del tiempo de concentración.
4. Desactivar la aceptación automática de invitaciones
Outlook y otras aplicaciones tienen un ajuste para «aceptar provisionalmente las invitaciones de forma automática». Esto puede provocar conflictos. Cambie a la aceptación manual y cree el hábito de revisar su calendario en el momento de recibir una invitación.
Conflictos de salas de reuniones - tratarlos como un problema aparte
Además de las agendas de los participantes, también se producen conflictos en la reserva de salas de reuniones. Es otra cara de la conexión entre la reserva de salas de reuniones y la coordinación de fechas, pero la prioridad para resolver el conflicto puede ser distinta de la de las agendas de las personas.
| Tipo de conflicto | Prioridad para resolverlo | Cómo actuar |
|---|---|---|
| Agenda de los participantes frente a sala de reuniones | Priorizar a los participantes | Buscar otra sala o pasar a formato en línea |
| Sala de reuniones frente a sala de reuniones | Priorizar la reunión más grande | La más pequeña pasa a otra sala |
| Sala de reuniones frente a visita de un cliente | Priorizar la visita del cliente | La reunión interna pasa a otra sala o a formato en línea |
| Conflicto de equipos en formato híbrido | Priorizar la reunión con todos en la oficina | La reunión híbrida pasa a una sala exclusiva para videollamadas |
Aprovechar las herramientas de resolución de conflictos
También existen herramientas de calendario inteligentes que aprenden la prioridad de las citas y, cuando surge un conflicto, vuelven a proponer automáticamente franjas alternativas. La automatización total es difícil, pero lo que asumen estas herramientas equivale a mecanizar parte del árbol de decisión anterior. Con solo recibir como propuestas la decisión de «cuál mover» y la «búsqueda de franjas alternativas libres», baja el coste de decisión que surgía con cada conflicto. Sin embargo, el propio criterio de decisión (priorizar el compromiso anterior o la importancia) depende de los valores de la organización y de cada persona, así que es uno mismo quien debe trazar la línea de lo que se deja a la herramienta.
Los conflictos frecuentes son una señal de exceso de compromisos
Que los conflictos de agenda sean frecuentes no es solo un error de gestión, sino también una señal de que los demás le piden demasiado de su tiempo. Si se mantiene una situación con conflictos varias veces por semana, cabe sospechar que no está «ocupado», sino que «se ha comprometido demasiado».
Antes de perfeccionar las técnicas para resolver conflictos, reducir el número de citas puede ser la solución de fondo. Si combina la optimización de las reuniones periódicas con el cálculo del coste de las reuniones, verá qué reuniones debería rechazar.
El primer paso para prevenir los conflictos es integrar los distintos calendarios. Añadir otros calendarios a la vista de Google Calendar o de Outlook lleva poco tiempo, y solo con eso se reducen los conflictos del tipo «no veía el otro». La prevención de la doble reserva es un ámbito que la tecnología resuelve con facilidad, y la inversión rinde mucho.