Cómo organizar la fiesta posterior a una boda: fijar el local y el número de invitados con la fecha inamovible

Cuando le piden organizar la fiesta posterior a una boda, la fecha ya está decidida: es el mismo día de la ceremonia. Por eso el organizador de la fiesta posterior no tiene margen para coordinar la fecha. Lo que puede decidir son 3 cosas, la hora de inicio, el local y el número de invitados, y además las 3 se condicionan entre sí. Si no se decide el local, no se sabe cuántas personas caben, y si no se decide el número de personas, no se puede reservar el local.

Para evitar este callejón sin salida, la búsqueda del local y la recogida de la asistencia no se hacen una tras otra, sino en paralelo, como 2 carriles. El local se mantiene con una reserva provisional, y la asistencia se va fijando por etapas dividiendo la fecha límite en 2.

La hora de inicio se decide a partir del final de la boda

Si se fija primero la hora de inicio de la fiesta posterior, lo que se alargue el banquete se convierte directamente en tiempo muerto. El punto de partida de la cuenta atrás es la hora prevista de fin del banquete.

• Dejar al menos 60 minutos tras el final del banquete. Como hay que desplazarse de local y cambiarse de ropa, con menos tiempo el inicio se retrasa
• Organizarlo dando por hecho que los novios llegarán 30 minutos tarde. Como aún quedan las fotos y los saludos, hay que contar con que no estarán al empezar
• Crear un tiempo para que quienes llegan antes no se aburran. Los 30 minutos posteriores a la recepción se dedican a charlar, y el programa empieza cuando llegan los novios
• Anunciar antes la hora de fin. Porque comparten la fiesta quienes seguirán después a una tercera parte y quienes vuelven a casa en el último tren

Dividir en 3 grupos a quién se invita y repartir el máximo

A quién se invita no lo decide el organizador. Pero el organizador sí puede preparar la forma de decidirlo.

• Quienes asistieron al banquete. Se cuentan dando por hecho que también irán a la fiesta posterior, y solo se restan quienes no vayan
• Quienes solo van a la fiesta posterior. Como son lo que hace variar el número de personas, sus invitaciones son las primeras que se envían
• Quienes no se pueden invitar. Se hace el corte según el máximo del local, y la decisión de a quién dejar fuera se devuelve a los novios

El máximo del local se reparte a partes iguales entre el lado del novio y el de la novia. Si se va llenando con el lado que se reúne antes, al que se mueva después no le quedarán plazas. La consulta sobre a quién invitar puede avanzar de palabra, pero la lista decidida se deja por escrito. Lo que se coteja en la recepción del día no es la memoria, sino esta lista.

Poner 2 fechas límite a partir del día de confirmación del número de personas del local

Si se pone una sola fecha límite, el número de personas reunido ese día se convierte directamente en el que se comunica al local, y no se pueden absorber las altas y bajas de última hora.

• Primera fecha límite (4 semanas antes). Sirve para hacerse una idea aproximada del número de personas. Se aceptan las △
• Segunda fecha límite (2 semanas antes). Sirve para sacar el número que se comunica al local. Aquí cada respuesta se concreta en ○ o ×
• No poner la fecha límite después del día en que empiezan los gastos de cancelación. Si ese día llega antes de la fecha límite, el pago queda fijado sin poder prever el número de personas

Las fechas límite se deciden contando hacia atrás desde el día de confirmación del número de personas que indique el local. La idea detallada está recogida en la entrada de fecha límite.

Delimitar desde el principio el reparto entre los 2 organizadores

La fiesta posterior se organiza entre 2 personas, y las tareas se reparten entre el lado del local y el lado de las personas. Lo que más trabajo repetido genera es que 2 personas contacten por separado con la misma persona.

• Responsable del local. Se encarga de las consultas, la reserva provisional, el programa y el contacto con el local el mismo día
• Responsable de las personas. Se encarga de las invitaciones, la encuesta de asistencia, los recordatorios, el cobro de la cuota y la recepción
• Las consultas a los novios se agrupan en 1 sola vez con los 2 presentes. Como su tiempo está ocupado con los preparativos de la boda, las preguntas se acumulan y se hacen de una vez
• Anotar las tareas que no son de ninguno de los dos. La compra de los premios o la búsqueda del presentador, si no se deciden, siguen pendientes hasta el mismo día

Si crea en el formulario de creación de PickDay una encuesta de asistencia de un solo día, el responsable de las personas y el del local podrán ver la lista reunida en la misma pantalla. Si se deja de enviar archivos de hoja de cálculo de uno a otro, desaparece el trabajo de comprobar cuál es la versión más reciente.

La recepción del día se termina en 15 minutos

Si la recepción se atasca, lo que marca la impresión de la fiesta posterior no es la hora de inicio, sino la cola de entrada. Si hay más de 50 personas, la recepción se hace en 2 filas.

• Separar la lista del lado del novio y la del lado de la novia. Si se junta todo por orden alfabético, quien llega no sabe en qué fila ponerse
• Fijar una cuota que no requiera dar cambio. El tiempo de cambiar dinero se convierte en espera en la recepción
• El organizador no adelanta la cuota de quienes llegan tarde. Como acaba sin cobrarse, la parte de quienes llegan después se deja en la recepción
• Fijar en 1 persona el contacto para las ausencias del mismo día. Se concentran en el responsable de las personas, no en el del local

La forma de prepararse para que no venga gente el mismo día es la misma que en las medidas contra las cancelaciones de última hora, y lo único que hay que saber antes del día anterior es si se quedará por debajo del mínimo garantizado de personas del local.