Cómo organizar una fiesta de bienvenida y despedida: fijar primero la disponibilidad del homenajeado

Al coordinar la fecha de una fiesta de bienvenida y despedida, ¿a quién se le preguntó primero la disponibilidad? Si se reparten las fechas candidatas a todo el departamento, se decide por mayoría y después se comunica al homenajeado, queda la posibilidad de que el homenajeado no pueda asistir ese día. La agenda de quien se despide cambia con facilidad por el traspaso de funciones y las vacaciones pagadas, y quien llega acaba de incorporarse y no conoce aún su propia agenda. Una fiesta de bienvenida y despedida es un encuentro en el que, mientras no se decida «el día en que puede asistir el homenajeado», la disponibilidad de nadie más tiene sentido.

Por eso el orden se invierte. Las fechas candidatas se reparten a todos después de confirmar la disponibilidad del homenajeado. Aquí se distingue entre el caso con 1 solo homenajeado y el caso en que hay a la vez quien se va y quien llega.

No dejar que el homenajeado elija las fechas candidatas

Si se pregunta al homenajeado «¿cuál de estos 4 días le viene mejor?», es como pedirle que ponga condiciones a su propia fiesta, y aunque no le vengan bien, contestará «me vale cualquiera». Esto se evita con solo cambiar la forma de preguntar.

• Preguntar solo los días en que no puede. Pedirle «dígame los días de octubre en que no irá a la oficina y los días en que tiene compromisos ineludibles»
• En el caso de la despedida, confirmar el último día de trabajo. Cuando empieza a gastar las vacaciones pendientes deja de ir a la oficina, así que el plazo real es ese día
• En el caso de la bienvenida, tomar como referencia 2 a 3 semanas después de la incorporación. La primera semana hay mucho que aprender, y la fiesta en sí funciona mejor cuando ya se asocian nombres y caras
• Reservar con antelación las épocas en que coinciden los traslados. Es fácil que varios departamentos busquen local la misma semana

No mostrar la organización al homenajeado

Si también se reparte al homenajeado la URL de la encuesta de asistencia, verá quién viene y quién no a su propia fiesta. Una pantalla con los nombres de los ausentes es lo último que necesita ver el homenajeado.

• Repartir la encuesta a todos menos al homenajeado. La asistencia del homenajeado la registra el organizador en su nombre
• Las consultas sobre el regalo o la tarjeta de despedida van por otra vía. Si se escriben en los comentarios de la encuesta, hay que dar por hecho que el homenajeado las verá
• Al homenajeado se le comunican solo la fecha, la hora y el lugar confirmados. El avance de la coordinación se comparte solo con el superior y los coorganizadores

Cuando estén decididos los 3 días candidatos, repártalos a todos. Si prepara la encuesta de asistencia en el formulario de creación de PickDay y entrega la URL solo a los participantes sin incluir al homenajeado, podrá fijar el número de personas sin mostrarle la pantalla del recuento.

Que la cuota y el mensaje de invitación de la fiesta no generen dudas

Aunque la fiesta de bienvenida y despedida sea voluntaria, hay un ambiente en el que cuesta negarse. Si se indican primero la cuota y la hora de fin, es más fácil decidir tanto ir como no ir.

• Indicar en el mensaje de invitación que «la parte del homenajeado la pagan los participantes». Si no se aclara el desglose de la cuota, las preguntas se concentran en el organizador
• Cobrar la cuota en la entrada el mismo día. Cobrar por adelantado carga al organizador con las devoluciones en caso de ausencia
• Poner 2 niveles de cuota, para quien bebe y para quien no. Si es la misma cantidad, quienes no beben dudan en participar
• Escribir la hora de fin. Así pueden organizarse quienes recogen a sus hijos o viven lejos del trabajo

Qué hacer cuando solo queda 1 día candidato

Al cruzar la disponibilidad del homenajeado con la de los locales, a veces queda un solo día posible. En ese caso, se deja de coordinar la fecha y se pasa a confirmar la asistencia.

Se reúne solo el número de personas con 2 opciones, ○ y ×, sin enumerar candidatas. Como enumerar candidatas que no se pueden elegir retrasa las respuestas, es más rápido escribir «se celebrará este día; díganos solo si puede asistir». El criterio decisivo es quién es la parte interesada principal: los días en que esa persona no puede asistir no merece la pena dejarlos como candidatos.

Cómo prever el número de asistentes y dónde poner la fecha límite se trata con las mismas ideas que la coordinación de un grupo grande.

Decidir cómo terminar a partir del camino de vuelta del homenajeado

Lo que marca el éxito de una fiesta de bienvenida y despedida es si el homenajeado se ha ido a casa contento. La hora de fin se calcula hacia atrás a partir del trayecto de vuelta del homenajeado, y los discursos y la entrega del regalo se colocan a mitad de la fiesta, no al final. Si la segunda parte es opcional y el organizador prepara el momento para que el homenajeado se retire, se evita que se quede hasta el final por compromiso.