Cuenta atrás para organizar la cena de fin de año: reservar primero la fecha en un diciembre con los locales llenos

Después de anunciar a todos «queda fijado el viernes de la segunda semana de diciembre», empieza a llamar a restaurantes y le rechazan en 5 seguidos. Es el error de orden más habitual al organizar la cena de fin de año (el bōnenkai, típica de Japón entre compañeros de trabajo). En diciembre, los restaurantes se llenan primero los viernes y los sábados, y las mesas libres desaparecen a medida que se acerca la mitad del mes. Si primero se decide la fecha y después se busca el local, el día elegido ya no tiene sitio libre.

Solo en la cena de fin de año, la coordinación de la fecha y la comprobación de disponibilidad de los locales se hacen en paralelo. Antes de proponer fechas, se pregunta la disponibilidad en varios locales y las candidatas se eligen entre los días libres. Con solo invertir el orden, desaparece la mayoría de las repeticiones.

En la cena de fin de año, el punto de partida es 10 semanas antes del día

Si se celebra a principios de diciembre, hay que ponerse en marcha a principios de octubre; si es a finales de diciembre, a mediados de octubre. Si es demasiado pronto, los participantes aún no tienen la agenda llena y no se reúnen respuestas, así que basta con hacer primero solo la comprobación de los locales y repartir las fechas candidatas a partir de 8 semanas antes.

No concentrar las fechas candidatas solo en viernes

Los viernes de diciembre los buscan también los demás departamentos de la empresa y los clientes. Si las candidatas son 4 viernes, la asistencia será alta, pero apenas quedarán locales entre los que elegir. Si se mezclan jueves y miércoles, con el mismo número de personas cambia el número de locales en los que se puede reservar.

• A principios de diciembre suele quedar sitio. Es antes de que empiece de verdad el ajetreo de fin de año, y los participantes tampoco tienen aún la agenda llena
• Los viernes y sábados de mediados de mes son los más disputados. Si se apunta a ellos, hay que comprobar la reserva 10 semanas antes
• A partir del día 20 coincide con los viajes a casa y el cierre del año. Si hay muchos departamentos con trabajo de cierre, se excluyen de las candidatas
• Las candidatas, 4 días. Si se eligen 2 días de la semana en cada una de las 2 semanas candidatas, las respuestas no se dispersan demasiado

En cuanto estén decididos los 4 días candidatos, prepare la encuesta de asistencia. Al crear la encuesta de asistencia en PickDay, escriba junto al plazo de respuesta el motivo: «en esta fecha comunicaremos al local el número de personas». Una petición en la que se ve el porqué de la fecha límite recibe respuestas antes que el mismo texto con solo el plazo.

Dividir en 2 etapas la reserva provisional y la reserva en firme

Si se piensa que no se puede reservar el local hasta tener todas las respuestas, se tarda en arrancar. En realidad, se puede empezar a reservar en cuanto las candidatas se reducen a 4 días.

• Hacer una reserva provisional en 2 locales. Se reserva dando por hecho que uno se descartará, y hay que preguntar siempre hasta cuándo es válida la reserva provisional
• Comprobar primero el día en que empiezan los gastos de cancelación. Ese día marca la fecha límite de toda la organización
• Reservar con el número mínimo garantizado de personas. Los cambios al alza suelen aceptarse, pero en los cambios a la baja no se recupera el dinero
• Elegir el local después de fijar el máximo de la cuota. Diciembre es un mes en que los gastos se acumulan con otros encuentros, y si sube la cuota, se convierte en motivo para no ir

La fecha límite se fija a partir del día de los gastos de cancelación

Con un «lo antes posible», las respuestas no se mueven. Ponga como fecha límite final el día que resulta de restar 3 días al inicio de los gastos de cancelación, e indíquelo con fecha y hora.

Si se reserva contando como probables asistentes a quienes no han respondido, las plazas vacías se suman a la cuota de los participantes. En diciembre es fácil que caiga otro encuentro la misma semana, y hacia dónde se inclinará el día del encuentro una respuesta △ no se puede prever con la misma intuición que en otros meses. Para que las cuentas no se descontrolen, es mejor no incluir en la reserva a las personas con △ y comunicar al local solo las ○ que haya a la fecha límite.

La forma de fijar la fecha límite es la misma que en el diseño del plazo de respuesta, y la preparación que incluye hasta las ausencias de última hora está recogida en un sistema para evitar las cancelaciones de última hora.

El diseño de la cuota y del horario cambia la asistencia

• Redondear la cuota al alza y anunciarla con antelación. El cobro del día es más rápido y se evita que el organizador tenga que cubrir la diferencia
• Separar la cuota de quienes no beben. Si el mensaje con las fechas candidatas incluye esta línea, menos gente duda en responder
• Cerrar la primera parte en 2 horas. Si se anuncia antes la hora de fin, también es más fácil participar para quien tiene planes al día siguiente
• La segunda parte, opcional y con cuenta aparte. Si se incluye en la cuota de la primera parte, recae sobre quienes no van

3 cosas que comprobar 30 minutos antes

Vuelva a confirmar con el local el número de personas y la hora de inicio, y cobre la cuota primero en la entrada. Si agrupa junto a la entrada los sitios de quienes van a llegar tarde, habrá menos movimientos durante el encuentro. Con solo tener controlados estos 3 puntos, el organizador podrá volver a ser un participante más después del brindis.