Plazo de antelación
Periodo mínimo de preparación necesario entre la solicitud de coordinación y la celebración de la reunión. En las herramientas de reserva se usa para controlar la fecha más próxima que se puede reservar.
En la coordinación de fechas, el plazo de antelación (lead time) es «el número de días que transcurren desde que se envía la petición hasta que la reunión se celebra realmente». Es un término tomado de la cadena de suministro de la industria manufacturera y, en el contexto de la programación de citas, se usa como «el periodo mínimo de preparación necesario para coordinar». En las herramientas de coordinación de fechas por reserva, está implementado como un ajuste que controla la fecha y hora más próxima que se puede reservar.
Criterios para fijar el plazo de antelación
Si el plazo de antelación es demasiado corto, aumentan las reuniones mal preparadas; si es demasiado largo, se pierden oportunidades. Es importante fijar un plazo de antelación adecuado a cada tipo de reunión.
| Tipo de reunión | Plazo de antelación recomendado | Motivo |
|---|---|---|
| Primera reunión comercial | 2-3 días laborables | Hace falta preparar material e investigar de antemano |
| Reunión periódica interna | Ninguno (automático) | Se reserva automáticamente con una cita recurrente |
| 1on1 | 1 día laborable | El tiempo mínimo para preparar el orden del día |
| Evento con mucha gente | 5-10 días laborables | Comprobar la disponibilidad de todos lleva tiempo |
| Respuesta a emergencias | 0 (inmediato) | Situaciones que no pueden esperar, como una avería |
Cómo configurarlo en las herramientas
En muchas herramientas de coordinación de fechas se puede fijar el plazo de antelación como «antelación mínima para reservar (Minimum notice)». Si se fija en 24 horas, los huecos dentro de las próximas 24 horas no se pueden reservar, lo que evita que una reserva repentina impida disponer de tiempo de preparación.
El plazo de antelación como válvula de un compromiso
Fijar el plazo de antelación es en sí mismo un compromiso entre «la calidad de la preparación» y «la frescura de la oportunidad». En el contexto comercial, cuanto más reciente es la consulta, más interesado está el cliente, y cuanto más largo es el plazo de antelación, más oportunidades de venta prometedoras se pierden. En cambio, si el plazo de antelación es cero, la reunión empieza sin material ni información sobre la otra parte. Tener ajustes distintos para cada uso (por ejemplo, corto para las nuevas consultas y largo para las entrevistas periódicas con clientes actuales) es la respuesta práctica a este tira y afloja.