Tarea de seguimiento
Siguiente tarea que surge de una reunión o un debate y que deja claro quién hace qué y para cuándo. Es el núcleo de los mecanismos que aumentan el grado de ejecución.
Una tarea de seguimiento (action item) es la siguiente tarea que, como resultado de una reunión o un debate, deja claro «quién» hará «qué» y «para cuándo». Es casi sinónimo de «cosas por hacer» o «TODO», pero en el contexto empresarial se suele usar la expresión tarea de seguimiento. Aunque en una reunión se decida algo, si el responsable y el plazo quedan imprecisos, es fácil que no se ejecute y se pierda.
Los 4 elementos de una tarea de seguimiento que se ejecuta
- Who
- Quién es el responsable
- What
- Qué hay que completar
- When
- Para cuándo hay que completarlo
- How
- Por qué medio / en qué lugar se informa
La diferencia entre una buena y una mala tarea de seguimiento
Formato para registrar y hacer el seguimiento
Las tareas de seguimiento no deben quedar enterradas en el acta: hay que indicarlas en una sección propia. En formato Markdown, usar casillas de verificación facilita el control del avance.
Integración con herramientas de gestión de tareas
Acta → traslado a la herramienta de tareas
- Trasladarlas a Asana / Jira / Linear / Notion u otras herramientas, como referencia en un plazo de 24 horas
- Algunas herramientas de actas con IA, como Otter / tl;dv, ofrecen integración con herramientas de tareas
- Si se convierten en tareas, es más fácil dejar en manos de la herramienta el seguimiento del avance y los avisos antes del plazo
- Si solo están en el acta, son difíciles de buscar y tienden a quedar olvidadas
Patrones típicos en los que el sistema se desmorona
Lo que mantiene vivas las tareas de seguimiento no es «escribirlas», sino «revisarlas en la siguiente reunión». En las reuniones que no repasan al inicio las tareas de seguimiento de la anterior, nadie se da cuenta de que lo escrito ha quedado abandonado, y con el tiempo se convierte en pura formalidad. Otra forma de desmoronarse es nombrar responsables a «todos». Lo que es responsabilidad de todos acaba no siendo de nadie y suele quedar sin tocar. Como norma, el responsable debe ser 1 sola persona, y en las tareas en las que intervienen varias se indican por separado el responsable principal y el reparto.