Acta de reunión
Documento que recoge el contenido, los acuerdos y las tareas de seguimiento de una reunión. También sirve para informar a quienes no asistieron.
El acta de reunión es el documento en el que se registran los temas debatidos en una reunión, las decisiones tomadas y las tareas de seguimiento. En inglés se llama Meeting Minutes (registro de los puntos clave de la reunión) o Meeting Notes (notas de la reunión). La palabra «Minutes» procede del latín «minutia» (detalle menudo), lo que refleja su sentido original de registrar de forma concisa los puntos clave del debate.
Elementos que debe incluir el acta
Relación entre el acta y la coordinación de fechas
Lo eficiente es anotar al final del acta la «fecha de la próxima reunión» y fijarla en ese mismo momento. Si la coordinación de fechas se hace de nuevo después de la reunión, el recuerdo de los participantes se debilita, baja la prioridad y la coordinación tiende a alargarse. Al gestionar juntos el orden del día y el acta, se completa el ciclo que va desde la preparación de la reunión hasta su revisión.
En las organizaciones que dan importancia a la comunicación asíncrona, la calidad del acta es especialmente importante. Para que los miembros que no pudieron asistir comprendan la situación solo con el acta, conviene registrar también de forma concisa el contexto de las decisiones y las alternativas descartadas.
La trampa de querer registrarlo todo
El error más frecuente en las actas es querer registrarlo todo transcribiendo cada intervención. Redactarla lleva tanto tiempo como la propia reunión, es tan larga que nadie la lee y, al final, se deja de redactar. En las reuniones de trabajo habituales, lo que de verdad se consulta son 2 puntos: «qué se ha decidido» y «quién hará qué», y eso se puede terminar de escribir en tiempo real durante la reunión. En cambio, cuando hace falta recoger las intervenciones al pie de la letra, como en los registros legales o el cumplimiento normativo, se combina con la grabación / transcripción automática y las notas manuales se limitan a los puntos clave. Lo realista es adaptar la forma de redactar al uso.