バッファタイム
読み: ばっふぁたいむ
会議と会議の間に設ける余裕時間で、移動や準備、休憩に充てることで疲労を軽減します。
バッファタイムとは、会議と会議の間に意図的に設ける空き時間を指す。移動時間の確保、前の会議の振り返り、次の会議の準備、そして脳のリフレッシュを目的として設定される。Microsoft の研究チーム (Human Factors Lab) が 2021 年に発表した脳波測定実験では、連続会議によるストレスの蓄積が明確に可視化され、バッファタイムの重要性が科学的に裏付けられた。
Microsoft の研究結果
脳波測定による発見 (2021 年)
- 連続 4 会議でベータ波 (ストレス指標) が蓄積的に上昇
- 10 分の休憩を挟むとベータ波がリセットされる
- 休憩なしの場合、4 会議目で集中力が著しく低下
- 瞑想やリラックスを伴う休憩が最も効果的
バッファタイムの設定方法
Google カレンダーでは「スピーディーミーティング」設定により、30 分の会議を自動的に 25 分に、60 分の会議を 50 分に短縮できる。Outlook でも同様に「会議を早く終了する」オプションが用意されている。これにより、カレンダー上に自動的に 5〜10 分のバッファが生まれる。
組織レベルでバッファタイムを制度化する企業も増えている。例えば、「毎時 55 分には会議を終了する」「連続 3 会議以上を禁止する」といったルールを設けることで、個人の裁量に頼らずバッファを確保できる。会議疲れの防止には、こうした組織的な取り組みが効果的だ。
現場での使用例
「午後の会議、13 時から 3 つ連続で入ってるんですが、間にバッファタイム 10 分ずつ入れてもらえませんか？ 前の会議のメモ整理する時間がほしいです」
「チーム全体のルールとして、会議は 50 分で終了してバッファタイム 10 分を確保することにしましょう。カレンダーの設定も変更してください」