議事録
読み: ぎじろく
会議の内容・決定事項・アクションアイテムを記録した文書で、欠席者への情報共有にも使われます。
議事録とは、会議で議論された内容、決定事項、アクションアイテムを記録した文書を指す。英語では Meeting Minutes (議事の要点記録) または Meeting Notes (会議メモ) と呼ばれる。「Minutes」の語源はラテン語の「minutia」(細かいこと) で、議論の要点を簡潔に記録するという本来の意味を反映している。
議事録に含めるべき要素
必須日時、参加者、決定事項、アクションアイテム (担当者・期限)
推奨議論の要点、保留事項、次回会議の日程
任意発言の詳細、配布資料のリンク、議論の経緯
議事録と日程調整の関係
議事録の末尾に「次回会議の日程」を記載し、その場で次の会議日程を確定させるのが効率的だ。会議終了後に改めて日程調整を行うと、参加者の記憶が薄れ、優先度が下がって調整が長引く傾向がある。アジェンダと議事録をセットで管理することで、会議の準備から振り返りまでの一連のサイクルが完成する。
非同期コミュニケーションを重視する組織では、議事録の品質が特に重要になる。会議に参加できなかったメンバーが議事録だけで状況を把握できるよう、決定の背景や却下された代替案も簡潔に記録しておくことが望ましい。
現場での使用例
「今日の会議の議事録、明日の午前中までに共有ドキュメントに上げておいてもらえますか？ 欠席した佐藤さんにも見てもらいたいので」
「議事録のアクションアイテム確認したんですが、期限が書いてない項目が 3 つあります。次の定例で担当者と期限を決めましょう」