アジェンダ
読み: あじぇんだ
会議で議論する議題や進行順序をまとめた計画書で、事前共有により会議の効率を高めます。
アジェンダとは、会議で議論する項目を事前にまとめた議題一覧を指す。ラテン語の「agere」(行動する) に由来し、「なすべきことのリスト」が原義である。効果的なアジェンダは会議の生産性を大きく左右し、Atlassian の調査では、アジェンダなしの会議は参加者の 63% が「時間の無駄」と感じているという結果が報告されている。
良いアジェンダの構成要素
| 要素 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 議題 | 何について話すか | Q3 マーケティング予算の承認 |
| 目的 | 共有 / 議論 / 決定のいずれか | 決定 |
| 担当者 | 誰が説明・進行するか | マーケティング部長 |
| 時間配分 | 何分使うか | 15 分 |
| 事前資料 | 読んでおくべき資料 | 予算案 PDF (添付) |
アジェンダ共有のタイミング
アジェンダは会議の 24 時間前までに参加者全員に共有するのが理想的だ。これにより参加者は事前に資料を読み、自分の意見を整理した状態で会議に臨める。ファシリテーターはアジェンダに沿って進行し、時間配分を管理する責任を持つ。
現場での使用例
「明日の経営会議のアジェンダ、今日中に展開してもらえますか？ 議題が 5 つあるなら時間配分も入れておいてください」
「アジェンダに載ってない話題が出てきたので、次回に回しましょう。今日は予定の議題を優先します」