烧烤的日程决定方法：把雨天备用日放进候选的流程
炭 / 冰 / 肉 / 纸盘。烧烤的采购，每一样都要人数定为 1 个数才能算出用量。 而且备齐的东西中，生鲜和冰只要延期 1 天就无法留到下次。 室内的聚会即使日程变动，失去的也只是会场的预订，而室外的聚会中，东西会先动起来。
所以室外的日程，要连同开办日一起，把“因雨延期时的去向”也定好再分发。 只要从一开始就把备用日放进候选表，前一天组织者要决定的就缩小为“照原计划，还是改到备用日”的二选一。
让备用日同在候选表中
室外的聚会，要把候选日期分成“首选”和“备用”2 种，排在同一张表里。 只问首选、之后再追加备用日的话，重新收集备用日出席的工夫会多一倍， 而且会在不知道“给首选打了 ○ 的人备用日是否也有空”的情况下迎来当天。
排列方法很简单，只需把角色写进候选的名字里。 写成“6 月 14 日（周六）首选”“6 月 15 日（周日）备用”“6 月 21 日（周六）备用 2”这样， 回答的一方也能理解“首选延期就改到这天”，再打上 ○△×。
备用日的设置方法有 3 种
备用日放在哪里，决定了要守住会场的预订还是参加率。根据聚会的性质来选择。
| 备用日的设置 | 会场的预订 | 参加率 | 适合的场合 |
|---|---|---|---|
| 第二天（同一周末的另 1 天） | 限于能连续占用 2 天的会场 | 不容易下降。采购的食材也能留用 | 人数少 / 能连日确保会场时 |
| 下周的同一个星期几 | 需要重新预订，但空位容易找到 | 隔了 1 周，几个人容易退出 | 人数多 / 难以连日确保会场时 |
| 移到有屋顶的区域 | 另行暂时预订有屋顶的区域 | 日期不变，所以不会下降 | 兼作日期不能变动的迎新会或欢送会时 |
如果能把 3 连休中的 2 天分配给首选和备用，会场和参加者都最容易调整。 在组织候选之前先用节假日 / 连休日历看好连休的排列， 就能避免“首选的第二天是工作日，谁都来不了”这样的安排。
取消的判断交给标准而不是人
组织者之所以在前一天犹豫，是因为判断放在了组织者的主观上。 只要事先公布判断的依据和时间，组织者就能转为宣读标准的角色。
日本气象厅发布的降水概率，定义为该时间段内降下 1 毫米以上雨的概率。 它不是表示雨量多少或持续时长的数字，所以“百分之多少就取消”的界线，只能由组织者根据聚会的性质来决定。 用炭火的聚会就定得低一些，确保了有屋顶区域的就定得高一些。
在降水概率的刻度上画 1 条线，事先分配好去向
- 落在标准左侧，就照原样发出集合地点和时间
- 落在标准右侧，备用日有首选的 8 成人回答就改期。把备用日的回答直接当作新的出席情况
- 落在标准右侧，备用日的回答达不到首选的 8 成就取消。停止采购，不收会费
※ 把判断的时间固定在 18 点这样的 1 个时点，对之前的询问就能一句话回答“18 点统一发通知”
烧烤的截止日从采购日倒推
室外聚会的截止日，不从会场的预订日而从食材的采购日来切。 肉和饮料的量只能由人数决定，买多的部分无法留到第二天。
- 人数的截止日是采购的 2 天前。截止日放在前一天早上，数字会在采购前一刻变动，出现不够的东西
- 截止后的追加只限“饮料”。设计成当天增加的人的部分由现场的小卖部或各自带来的东西消化
- 备用日的回答不另设截止日。与首选同时收集，以便用于前一天的判断
- 会费在确定举行后再收。先收的话，取消时还要处理退款
把工具和食材的分工与出席一起问
烧烤中，与谁会来同样决定成败的，是“什么东西会送到现场”。 炭、引火剂和夹子各来了 3 个，冰和垃圾袋却 1 个也没有，这种事故发生在把出席和分工分开来问的时候。
只要在与出席表的候选同一个页面上能看到携带物品的负责人，回答参加的人就能直接找到自己的分工。 用 PickDay 完成到排列包括备用日在内的候选日期为止，携带物品的清单附在评论栏或通知文中。 中间不需要注册的手续，所以只在当天汇合的人也能直接拿到同一个 URL。
分配负责时，把重的东西和冷的东西集中给离最近车站近的人。 炭（重）/ 冰和保冷箱（重且会化）/ 生鲜（需要保冷）这 3 样，只要交给到现场移动时间短的人，当天的负担就会改变。
事先写好因雨延期那天的联络文
为了前一天 18 点不犹豫，最后的准备是先把联络文写好。 在发出候选日期的那天就起草好举行 / 改期 / 取消 3 份，当天晚上就只需替换日期发出。
通知改期的文案框架
- 先说结论（“明天因雨，改到备用日 15 日（周日）”）
- 用一行写判断的依据（“因为 18 点的预报中降水概率超过了标准”）
- 明示不变的东西（“集合地点和时间不变”）
- 明示是否需要回答（“给备用日打了 ○ 的人直接视为参加”）
- 给时间有变的人留退路（“15 日不方便的人请回复这条联络”）
改期的联络中最有效的是第 4 条。 一写上“重新收集一次出席”，组织者的工作就回到原点，参加者的热情也会冷却。 从一开始就收集备用日的回答，也是为了能写出这一句。
这也是当天缺席难以预估的聚会， 结合防止临时爽约的机制， 事先决定好人数减少也能成立的食材量为好。