决定亲戚聚会日程的步骤：跨世代的联络与兼用电话的方式

亲戚的聚会首先要决定的不是候选日期，而是把“由谁来决定”定为 1 个人。 兄弟姐妹各自带来自家的时间，变成所有人都向所有人确认的形式，同样的话就要来回好几趟，日子就过去了。 把统筹人定为 1 个人，由那个人提出候选日期并收集回答。只凭这 1 点，亲戚的日程协调大体就能运转起来。

适合当统筹人的不是“最不忙的人”，而是“拥有所有人联系方式的人”。 跨世代的聚会中，联络手段分为文字和电话，所以需要两边都能联系上的人。

聚会的种类不同，能调整的东西也不同

亲戚的聚会不止 1 种。首先要区分哪些已经先定好，组织者能调整的是哪些。

唯独法事，在组织者自行把日子挪开之前需要确认。 日子往前挪还是往后挪的想法，大多由家族或地区的习俗决定，自己定好再联系就会导致协调返工。 结合寺院的空闲情况，先与施主和长辈商量。

电话里问到的时间由组织者代为填入

亲戚的聚会中，混有能自己打开出席表的人，和用电话才能回答的人。 要求所有人用同一种方法，必定会漏掉某人的回答。以电话的部分由组织者代为录入为前提来安排。

1. 候选缩到 3 个再念出来。口头列出 5 个以上，听的一方会记不住
2. 当场得到回答。用“能去”“大概能去”“去不了”的三选一来问，对应到○ / △ / ×
3. 组织者当场代为录入。之后再一起录入，问到的内容和记录就会对不上
4. 当场复述录入的内容。告知“9 日能去，16 日大概，23 日不行，已经填好了”再结束

“哪天都行”的回答，可以全部填成○。但要在备注中留下“因为要出行，白天的话可以”之类的条件。 漏掉条件的话，确定之后就会被退回来说“那个时间不行”。

候选缩到 3 个后，就用PickDay做好出席表。 电话里问到的部分能当场录入，所以不会出现纸质备忘和页面的双重管理。

最先统一名字的写法

• 统一为“家 + 名字”。即使有同名的亲戚也不会弄错
• 孩子只另行计算人数。座位和餐食的算法与大人不同
• 先决定是 1 个家庭 1 个回答，还是按人分开。混在一起人数就会对不上
• 不要让人在出席表上写联系方式。收集的一方会留下管理的负担，所以必要的联络由统筹人个别进行

住宿和出行决定候选日期的上限

在亲戚的聚会中，决定人数上限的不是会场，而是睡觉的地方和移动时间。

• 先数能住下的人数。被褥和房间的数量，就是那天能来的人数的上限
• 远方的家人出行要算上前后 1 天。如果是无法当日往返的距离，候选就放在连休的中间几天
• 有高龄亲属时在白天举办。11 点到 14 点的话，出行能控制在天亮的时间段内
• 有家庭要订住宿的日子要尽早确定。连休的住宿和交通工具，在聚会的候选决定之前就会被订满

在提出候选日期之前确认连休的位置，误判就会减少。 先用节假日 / 连休日历看好能用于聚会的周末在哪里。

通知已定日期的顺序

确定的联络，与其同时发给所有人，不如排好顺序，之后的麻烦更少。 先告知最年长的亲属，接着是远方的家人，最后转给附近的家人。如果变成长辈最后才知道，就容易转为对决定方式本身的不满。

告知时，电话和文字都要用。只靠口头，日期会因记错而传错；只靠文字，又送不到不打开的人那里。 然后把变更的联络对象固定为统筹人 1 人。到当天之前如果有人的日程变了，那个联络打到别人那里，是最容易造成混乱的。 协调的基本进行方式汇总在日程协调的基础中。