日程协调
核对多名参与者的时间，决定所有人或多数人能够参加的日期和时间的过程。
日程协调是指找出多名参与者都能参加的日期和时间，并决定会议或活动举办日期的过程。提出候选日期 / 等待回复 / 提醒 / 重新协调，邮件和聊天的往返容易不断累积，因此成为提高工作效率的重要课题。
日程协调的方式
| 方式 | 特点 | 适用场景 |
|---|---|---|
| 投票式 | 提出候选日期，参与者用○×回复 | 3 人以上的群体协调 |
| 日历联动式 | 自动检测空闲时间并提出候选 | 公司内部会议 |
| 预约式 | 参与者从主办者的空闲时段中选择 | 1on1、面试、商务洽谈 |
高效日程协调的要点
要让日程协调更高效，重要的是把候选日期控制在 3～5 个左右，明确设定回复期限，并区分必须参加的成员和可选参加的成员。候选日期太多会加重回复者的负担，太少则难以协调成功。
使用日程协调工具，可以把提出候选 / 汇总回复 / 统计的往返自动化。不过，工具解决的是统计的工作量，“提出哪些候选日期”“回复分歧时如何决定”这类协调的设计，仍然是主办者的工作。
协调拖延的真正原因
日程协调拖延的原因，很多时候与其说是候选日期不足，不如说是“决定方式还没有决定”。是等待全员一致，还是按过半数确定，还是优先关键人物的时间？在没有这条决定规则的情况下只收集回复，回复一出现分歧，协调就会停下来。只要在提出候选日期之前附上一行决定规则，到确定为止的天数就会大不相同。