死守专注时间的日程策略
会议越多，需要深度思考的工作的生产力往往就像成反比一样下降。根据 Microsoft Work Trend Index（2023）的调查，68% 的工作者回答“工作时间中不被打断的专注时间不够”。如果不有意识地确保专注时间，真正高价值的工作就永远推进不了。
什么是专注时间：不只是没有会议的时间
专注时间不是没有安排会议的时间，而是能把深层认知资源集中投入到一项任务上的连续时间。这是 Cal Newport 在《Deep Work》（2016）中提出的概念，是支撑知识工作生产力的基础。
| 工作的层次 | 连续时间 | 适合的工作 |
|---|---|---|
| Deep Work | 90 分钟以上 | 制定战略、设计、写作等创造性成果物 |
| Focused Work | 30-90 分钟 | 详细分析、复杂编码、评审 |
| Shallow Work | 15-30 分钟 | 回复邮件、简单确认、例行处理 |
| Switching | 不到 15 分钟 | 难以产生实质性的成果物 |
这里重要的是，“30 分钟的工作做 3 次”和“90 分钟的工作做 1 次”，成果物的质量完全不同。大脑的认知资源需要热身时间，加州大学欧文分校 Gloria Mark 教授等人的一系列职场观察研究报告称，要完全回到被打断的工作上，有时需要 20 分钟以上。
挤压专注时间的元凶
确保专注时间的策略
1. 在日历上预先锁定
最基本也最有力的方法，是把专注时间作为“会议”登记到日历上。当作会议处理，就能从物理上阻止他人添加日程。这是时间块的应用形式。
2. 配合 1 天中的认知高峰
很多人在上午 9 点到 11 点左右迎来认知能力的高峰（存在被称为时型的个体差异）。把这个时段分配给 Deep Work，把会议集中到下午注意力下降的时间，是合乎道理的。
3. 按周决定“会议受理日”
这是把一周中的 2-3 天定为“会议集中日”、其余定为“专注时间优先日”的方式。Asana 把星期三定为全公司的“无会议日（No Meeting Wednesday）”，并在公司内部报告称，那一天完成的任务数等生产力指标比其他日子更高。也可以作为无会议日的应用形式在整个组织中引入。
4. 限时关闭通知
Deep Work 期间关闭所有通知。把 Slack 的“专注模式”、Mac 的“Do Not Disturb”、手机的“飞行模式”组合起来，来自外部的打断几乎都能隔绝。不过，正如时间计量工具 RescueTime 的实验文章所指出的，仅关闭通知并不能消除“自己主动去看应用的习惯”。屏蔽通知要与时间块配套运营才能见效。
5. 物理环境的隔离
无论居家办公还是在办公室，都要确保专注时间专用的场所。大脑会把环境与行为联系起来记忆，因此如果能形成“坐到这里就专注”的条件反射，进入状态往往会快得多。
在整个团队中共享专注时间
确保专注时间不是个人问题，而是整个团队的文化问题。即使只有 1 个人主张“上午是专注时间”，其他成员安排了会议也无法成立。需要在整个团队中达成共识。
| 运营规则 | 约定内容 | 预期效果 |
|---|---|---|
| 核心时间制 | 10:00-12:00 禁止开会 | 为全员保证 Deep Work 时间 |
| 紧急程度的定义 | “马上”只限于人命和客户的关键故障 | 插入的请求大幅减少 |
| 会议的所需时间 | 把 60 分钟的会议缩短为 45 分钟，30 分钟的会议缩短为 25 分钟 | 每天挤出 1 小时的专注时间 |
| 尊重通知状态 | 显示“专注模式”期间，非紧急事项不发送 | 确保认知的连续性 |
专注时间是“先排先得”的资源
在现代的办公室文化中，空闲时间会被他人的日程填满。如果日历是空白的，它就会作为“可以用会议填满的时间”这一信号发挥作用。专注时间是一种除非主动作为日程确保下来，否则不会自然产生的稀缺资源。
这里很多人会陷入的误解，是“专注时间是不是没在工作的时间”这种顾虑。但是，制定战略和设计这类决定组织方向的工作，不在 Deep Work 中就很难产出高质量的成果。倒不如说，被会议追赶、Deep Work 为零的 1 周，才是组织的机会损失。
确保专注时间，与重新审视例会和预防会议疲劳是一体两面的。在混合办公的语境中，把远程日用作专注日的设计被广泛采用。
日历上的空白是“可以用会议填满”的无声邀请函。放上 1 个 90 分钟的时间块，并记录在这段时间里完成了什么，专注时间所具有的经济价值在几周内就会变得看得见。