防止会议疲劳的日程设计
根据 Microsoft Human Factors Lab 在 2021 年发表的脑电波测量研究，在不休息连续开会的情况下，与压力相关的 β 波会随着会议的累积而不断上升。会议疲劳不是个人问题，而是应当通过日程设计从结构上加以预防的组织课题。
脑科学揭示的会议疲劳机制
在 Microsoft 的脑电波测量实验中，比较了同一批参加者“不休息连续开 4 场 30 分钟会议”的日子和“会议之间安排 10 分钟冥想休息”的日子。结果如下。
| 观察点 | 不休息 | 有 10 分钟休息 |
|---|---|---|
| β 波（压力指标） | 随会议累积而增加 | 每次休息都会下降并“重置” |
| 会议之间切换时 | 压力急剧上升 | 急剧上升得到抑制 |
| 对会议的投入度 | 下降（脑电波指标恶化） | 保持在较高状态 |
缓冲时间的设计
缓冲时间不只是休息，而是大脑的重置时间。会议之间至少确保 10 分钟，理想是 15 分钟。只要打开 Google 日历的“快速会议”设置（把 30 分钟的会议自动缩短为 25 分钟，60 分钟的会议缩短为 50 分钟），就会自然产生缓冲。
设定 1 天的会议上限
1 天的会议如果时间过长，不仅当天的注意力会下降，疲劳的延续还可能连第二天的生产力也拖垮。上限的数字没有万能的正确答案，但要记住合适的界线因角色而异。以实施工作为主的个人贡献者，为了守住成块的专注时间，需要把上限设得低一些。另一方面，经理和管理层的工作核心本身就是协调 / 决策，上限稍高也能运转。重要的是，对照自己的角色，把“再多排就会让本职工作停滞”的界线写成明文，一旦快要超过，就坚持把会议推到第二天以后。如果能作为会议上限在组织层面达成共识，个人拒绝的负担也会减轻。
确保专注时间
先在日历上锁定专注时间（集中工作时间），再用剩下的时间安排会议，这种逆向思维很有效。正如 Cal Newport 在著作《Deep Work》中所论述的，零碎的时间无法推进需要深度思考的工作。只要每天确保 1 次 2 小时左右的连续专注时间，智力产出的质量就可能大为改变。
引入无会议日
也有企业每周设定 1 天无会议日。Shopify 以在 2023 年于全公司重新引入“无会议星期三”而闻名。不过，未必需要全公司统一，让各团队可以自行选择星期几的灵活性也是成功的关键。
防止会议疲劳，是应当通过系统设计而不是个人努力来解决的问题。结合远程会议的日程安排，重新审视整个团队的会议文化吧。