例会的优化与重新审视方法

在许多组织中，曾经必要的例会因惯性而持续着。Atlassian 在 2024 年公布的调查（以全球 4 大洲 / 约 5,000 名知识工作者为对象）中，72% 的会议被评为“低效”，78% 的人回答“会议太多，难以推进自己的工作”。定期重新审视并优化例会，会对整个团队的生产力产生作用。

重新审视例会的判断标准

只要符合以下标准中的 1 项，就应考虑废止该例会或改变其形式。

频率的优化

每次议题都很少却仍按周召开的例会，值得试着改为隔周。降低频率时的要点，是同时建立用异步沟通来补充的机制。有了补充，就有余地在保持信息共享质量的同时，只把会议时间减半。

时长的优化

缩短会议的默认时长，是容易引入的优化之一。Bluedorn 等人的实验（1999）报告称，坐着开的会议比站着开的会议所需时间长 34%，而决策质量没有差别。站会形式（15 分钟以内）之所以普及，很大程度上要归功于这种“缩短也不会降低质量”的特性。

参加者的优化

Amazon 的“两个披萨原则”（参加人数以 2 个披萨够吃为限）很有名，但对例会应考虑得更严格。Bain & Company 的《Decide & Deliver》（2010）提出的“7 人规则”分析认为，决策场合的参加者超过 7 人后，每增加 1 人，决策的有效性就下降约 10%。

把参加者分为“必须”“可选”“仅信息共享”3 层，可选参加者用共享会议纪要来代替。这样一来，无会议日就更容易设定，也有助于防止会议疲劳。

实施季度回顾

例会的优化不是一次就结束，重要的是按季度运转重新审视的循环。具体来说，就每场例会向全体参加者提问“这个会议没有了会有什么困扰”，得不到明确回答的会议就列为废止候选。一边意识到与异步沟通的区分使用，一边把例会缩小到真正需要同步讨论的场合吧。