双重预约

同一时间段内多个日程重叠的状态,主要原因是日历管理不完善。

在同一时间段登记了 2 个以上重叠日程的状态,称为双重预约。会议室的重复预订、人的日程冲突、机票或酒店的超额预订等,会在各种场合发生。在商务中,双重预约有时会损害与对方的信任关系。

发生双重预约的原因

1.分开使用多个日历,没有保持同步
2.放着暂订的预约忘了确定,又安排了别的日程
3.口头或邮件约定的日程没有反映到日历上
4.日程协调工具的空闲时间没有与最新的日历同步
5.与秘书或助理的配合失误

防止对策

防止对策之一,是彻底执行日历共享,对所有日程进行统一管理。此外,也可以把日程协调工具与日历联动,把确定的日程反映到日历上,阻止对同一时间段的新预约。

发生之后的处理顺序

发现双重预约后,比起判断挪动哪一个,更重要的是“立即把发现的事实告诉双方”。越是拖到临近才说,对方能够重新协调的余地就越小。选择挪动哪一方时,有一种方法是优先保留无法挪动的日程(公司外部 / 多人参加 / 已确定的场地),对被挪动的一方在道歉的同时附上 2-3 个替代候选。详细的判断标准在日程冲突的解决中介绍。

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