Confirmar la asistencia en el béisbol aficionado: fechas límite para detectar pronto los días en que faltará gente
Confirmar la asistencia en el béisbol aficionado o el fútbol sala tiene una diferencia decisiva con otros encuentros: la fecha está fijada de antemano y no se puede mover. Ni el calendario de la liga ni el resultado del sorteo de campos se eligen, así que lo que se coordina no es la fecha, sino el número de personas. Además, si no hay suficientes, el partido ni siquiera se puede jugar. Por eso el objetivo de confirmar la asistencia no es «cuadrar la disponibilidad de todos», sino «detectar pronto los días en que faltará gente y tomar medidas».
En el béisbol aficionado, la asistencia se pregunta para varias semanas a la vez
Si se vuelve a pedir la asistencia para cada entrenamiento o partido semanal, las respuestas caen cuanto más se repite. La gente se acostumbra a recibir la petición y, pensando en responder después, la deja pasar. Mantener la tasa de respuesta es más fácil si se ponen en columna las fechas ya fijadas y se pregunta en 1 sola encuesta por varias semanas a la vez.
- Agrupar las fechas de liga y de campo ya confirmadas. No meter a la fuerza los entrenamientos cuya fecha no está decidida
- Limitar el periodo de cada encuesta a 1 o 2 meses. Las fechas lejanas son menos fiables y después aumentan las peticiones de cambio
- Que los cambios los haga cada persona en la misma encuesta. Si se reciben por mensajes individuales, solo el responsable del equipo conoce la versión actualizada
- Al publicar una encuesta nueva, cerrar la anterior. Si conviven 2 encuestas, se producen errores en el recuento de personas
En los encuentros de celebración periódica, funcionan tal cual las ideas de la optimización de las reuniones periódicas. No volver a preguntar desde cero cada vez es la vía más corta para mantener la tasa de respuesta.
Contar por funciones, no por cabezas
Aunque haya suficientes participantes, el partido no empieza si no hay lanzador ni receptor. Si solo se mira el total, el mismo día se descubre que «no se puede defender». En la encuesta de asistencia, pida que se escriba junto al nombre la posición que cada uno puede cubrir, o cuente por columnas separadas para cada función.
Poner la fecha límite en el último día en que se pueden pedir refuerzos
Si la fecha límite de asistencia se pone justo antes del partido, cuando se descubre que falta gente ya no queda margen de maniobra. La fecha límite se decide contando hacia atrás desde «el último día en que se puede pedir 1 persona más». Si se va a llamar a otro equipo o a conocidos, su agenda también necesita margen.
Decidir y publicar primero el número mínimo para jugar
Si no se decide el número equivalente al quórum, la decisión de suspender queda al criterio subjetivo del responsable, y cada vez se aguanta con un «solo falta 1, ya saldrá», lo que provoca caos de última hora. Decida el número al principio de la temporada y escríbalo en la descripción de la encuesta de asistencia.
- Escribir con cifras el número para jugar y el día en que se decide. Escribirlo como condición: «si 7 días antes hay menos de 9 personas con ○, se buscan refuerzos»
- Dejar claro que las △ no cuentan. En el recuento solo se cuentan las ○, y las △ se tratan como reserva
- Separar de la encuesta la vía para avisar de una suspensión. El día de la suspensión nadie va a mirar la encuesta de asistencia
- Decidir antes cómo se paga el campo. Si se decide al principio del año si los ausentes pagan su parte, no habrá discusiones por las ausencias posteriores a la fecha límite
Si quiere reducir las propias ausencias de última hora, puede usar el modelo de confirmación previa que se explica en un sistema para evitar las cancelaciones de última hora.
El registro de asistentes es un arma para la temporada siguiente
Si se guarda la asistencia de cada vez, se sabe por medición real a cuántas personas hay que llamar en su equipo para reunir a 9. No sirve de nada aplicar cifras generales de tasa de participación, y la forma en que se reúne la gente cambia incluso entre el entrenamiento de un día laborable por la noche y el partido del sábado. Solo su propio registro le dirá con cuántos días de antelación conviene poner la fecha límite la temporada siguiente.
- Guardar juntos el número de ○ de cada fecha y el número de personas que acudieron de verdad. Se verán los días de la semana con más diferencia
- Contar cuántas veces se llamó a refuerzos. Si faltan personas de forma habitual, pasar a decidir que hay que sumar miembros
- Guardar también el número de suspensiones por lluvia. Sirve para decidir si se reserva de antemano un día de reserva
Si tiene a mano las fechas confirmadas, basta con crear en el formulario de creación de PickDay una encuesta de asistencia con esas fechas en columna y pegar la URL 1 vez en el grupo de contacto del equipo para ponerla en marcha. Los miembros pueden responder sin registrarse.