Cómo decidir la fecha de una barbacoa incluyendo un día de reserva por lluvia
Carbón / hielo / carne / platos de papel. En la compra para una barbacoa, no se puede calcular la cantidad de nada mientras no se fije un único número de personas. Y de lo que se ha comprado, los productos frescos y el hielo no se pueden guardar para otro día si el plan se cae aunque sea 1 día. En un encuentro bajo techo, si la fecha cambia, lo único que se pierde es la reserva del local, pero en un encuentro al aire libre las cosas se mueven antes.
Por eso, en las fechas al aire libre, junto con el día del encuentro se decide también «adónde se pasa si llueve» antes de repartirlas. Si se incluye desde el principio un día de reserva en la tabla de candidatas, lo que tendrá que decidir el organizador el día anterior se reduce a 2 opciones: «según lo previsto o el día de reserva».
Poner el día de reserva en la misma tabla de candidatas
En los encuentros al aire libre, las fechas candidatas se dividen en 2 tipos, «principal» y «de reserva», y se ponen en la misma tabla. Si solo se pregunta por la principal y el día de reserva se añade después, el trabajo de volver a recoger la asistencia para el día de reserva se duplica, y además se llega al día sin saber si «quienes marcaron ○ en la principal también están libres el día de reserva».
La forma de ordenarlas es sencilla: basta con escribir su función en el nombre de cada candidata. Si se escribe «sábado 14 de junio, principal», «domingo 15 de junio, reserva», «sábado 21 de junio, reserva 2», quien responde también entiende que «si la principal se cae, nos movemos a este día» y puede marcar ○△×.
Hay 3 formas de situar el día de reserva
Según dónde se sitúe el día de reserva, cambia qué se protege, la reserva del local o la tasa de asistencia. Elija según el carácter del encuentro.
| Cómo situar el día de reserva | Reserva del local | Asistencia | Situación adecuada |
|---|---|---|---|
| El día siguiente (el otro día del mismo fin de semana) | Solo vale para locales que se pueden reservar 2 días seguidos | Baja poco. La comida comprada también se puede guardar | Grupos pequeños / cuando se puede reservar el local días seguidos |
| El mismo día de la semana siguiente | Hay que volver a reservar, pero es fácil encontrar huecos libres | Como pasa 1 semana, es fácil que se caigan algunas personas | Grupos grandes / cuando es difícil reservar el local días seguidos |
| Pasar a una zona con techo | Hacer aparte una reserva provisional de una zona techada | No baja, porque la fecha no se mueve | Cuando sirve también de bienvenida o despedida y la fecha no se puede mover |
Si se pueden asignar 2 días de un fin de semana de 3 días a la principal y a la reserva, es lo más fácil de mover tanto para el local como para los participantes. Si antes de preparar las candidatas mira en el calendario de festivos y puentes cómo caen los puentes, evitará combinaciones como «el día siguiente a la principal es laborable y no puede venir nadie».
Dejar la decisión de suspender a un criterio, no a una persona
Si el organizador duda el día anterior, es porque la decisión depende de su criterio subjetivo. Si se publican de antemano los datos en que se basará la decisión y la hora en que se tomará, el organizador pasa a limitarse a leer el criterio.
La probabilidad de precipitación que publica la Agencia Meteorológica de Japón se define como la probabilidad de que caiga 1 mm de lluvia o más en esa franja horaria. Como no es una cifra que indique la cantidad de lluvia ni cuánto durará, la línea de «se suspende con un tanto por ciento» solo puede fijarla el organizador según el carácter del encuentro. Si se va a usar carbón, se pone más baja; si se ha conseguido una zona techada, más alta.
Trazar 1 línea en la escala de probabilidad de precipitación y asignar de antemano adónde se pasa
- Si queda a la izquierda del criterio, se comunican tal cual el punto y la hora de encuentro
- Si queda a la derecha y el 80 % de los de la principal ha respondido para el día de reserva, se traslada. Las respuestas del día de reserva se toman directamente como la nueva asistencia
- Si queda a la derecha y las respuestas del día de reserva no llegan al 80 % de la principal, se suspende. Se cancela la compra y no se cobra la cuota
* Si la hora de la decisión se fija en un único momento, por ejemplo las 18:00, a las consultas anteriores se puede responder en una frase: «a las 18:00 lo comunicamos a todos a la vez»
La fecha límite de la barbacoa se calcula hacia atrás desde el día de la compra
La fecha límite de un encuentro al aire libre no se fija a partir del día de reserva del local, sino del día en que se compra la comida. La cantidad de carne y bebida solo depende del número de personas, y lo que se compra de más no se puede guardar para el día siguiente.
- La fecha límite del número de personas, 2 días antes de la compra. Si la fecha límite es la mañana del día anterior, la cifra cambia justo antes de comprar y faltan cosas
- Después de la fecha límite, solo se añaden «bebidas». Lo de quienes se sumen el mismo día se diseña para absorberlo con la tienda del lugar o con lo que traiga cada uno
- Las respuestas del día de reserva no tienen fecha límite aparte. Se recogen a la vez que las de la principal para poder usarlas en la decisión del día anterior
- La cuota se cobra cuando se confirma que se celebra. Si se cobra antes, en caso de suspensión queda el trabajo de devolverla
Preguntar el reparto del material y la comida junto con la asistencia
En una barbacoa, «qué llega al lugar» decide el éxito tanto como quién viene. El accidente de que lleguen 3 bolsas de carbón, 3 pastillas de encendido y 3 pinzas, y ni hielo ni bolsas de basura, ocurre cuando la asistencia y el reparto se preguntan por separado.
Si en la misma pantalla que las candidatas de la encuesta de asistencia se ve quién lleva cada cosa, quien responde que participará encuentra directamente lo que le toca. Haga en PickDay todo hasta enumerar las fechas candidatas incluido el día de reserva, y añada la lista de lo que hay que llevar en los comentarios o en el mensaje de invitación. Como no hay que pasar por ningún registro, se puede dar la misma URL tal cual también a quienes solo se unen ese día.
Al repartir las tareas, las cosas pesadas y las frías se asignan a quienes viven cerca de la estación más próxima. Con solo encargar el carbón (pesado) / el hielo y la nevera portátil (pesados y se derriten) / los productos frescos (necesitan frío) a quienes tardan menos en llegar al lugar, cambia la carga del día.
Escribir de antemano el mensaje para el día que se cae por lluvia
El último preparativo para no dudar a las 18:00 del día anterior es dejar escritos los mensajes por adelantado. Si el mismo día en que se proponen las candidatas se redactan los 3 borradores, se celebra / se traslada / se suspende, la noche anterior basta con cambiar la fecha y enviarlo.
La estructura del mensaje para comunicar el traslado
- La conclusión primero («Mañana, por la lluvia, lo trasladamos al día de reserva, el domingo 15»)
- El fundamento de la decisión en una línea («Porque en la previsión de las 18:00 la probabilidad de precipitación superó el criterio»)
- Dejar claro lo que no cambia («El punto y la hora de encuentro son los mismos»)
- Dejar claro si hace falta responder («Quienes marcaron ○ en el día de reserva se considerarán participantes tal cual»)
- Una salida para quienes ya no puedan («Si el día 15 le resulta difícil, responda a este mensaje»)
Lo que más funciona en el mensaje de traslado es el punto 4. En cuanto se escribe «volveremos a pedir la asistencia», el trabajo del organizador vuelve a la casilla de salida y el entusiasmo de los participantes se enfría. Recoger desde el principio las respuestas del día de reserva sirve también para poder escribir esta frase.
Como además es un encuentro en el que cuesta prever las ausencias del día, conviene combinarlo con un sistema para evitar las cancelaciones de última hora y decidir una cantidad de comida con la que el encuentro funcione aunque baje el número de personas.