Cómo optimizar la coordinación de citas con clientes
Coordinar fechas dentro de la empresa y coordinar citas con clientes son cosas completamente distintas. Internamente basta con un «Hagámoslo el martes que viene», pero con los clientes no funciona así. Hay que proponer opciones, esperar la respuesta y ajustar. En la práctica se gastan muchos correos antes de confirmar la fecha de una sola reunión comercial, y reducir este ir y venir supondría un gran ahorro de esfuerzo para todo el equipo de ventas.
Mapa de problemas al coordinar citas con clientes
Enlaces de reserva frente a intercambio de correos
Se comparan aquí el sistema de enlaces de reserva que ofrecen las herramientas de coordinación de fechas y el tradicional intercambio de correos.
Estrategias de coordinación según el nivel del cliente
Usar el mismo método de coordinación con todos los clientes es ineficiente. Cambie el equilibrio entre cortesía y rapidez según la importancia del cliente.
Un flujo de confirmación que reduce los cambios de fecha
Los cambios de fecha y las ausencias sin aviso tras la confirmación pueden reducirse con el diseño de los recordatorios. Chili Piper, proveedor de una herramienta de coordinación de fechas, afirma que una tasa de ausencias sin aviso de alrededor del 20 % es habitual en las citas comerciales y que, gracias a los recordatorios automáticos, mantuvo por debajo del 5 % la de sus propias reuniones comerciales de prospección. La clave está en cuándo se envían.
Plantilla de correo
Aproveche el efecto predeterminado que se explica en la psicología de la coordinación de fechas y presente primero la opción más conveniente. A continuación tiene una plantilla para clientes de nivel B.
2. 4/6 (mié.) 10:00-10:30
3. 5/6 (jue.) 16:00-16:30
Al coordinar citas con clientes, combinar lo que se sabe sobre las normas de cortesía de las reuniones de trabajo y sobre cómo evitar las cancelaciones de última hora permite mejorar tanto la tasa de confirmación como la de asistencia. El punto de partida es ordenar la propia clasificación de clientes por niveles; una vez estandarizado el flujo de coordinación de cada nivel, desaparecen también las diferencias de resultado entre unos responsables y otros.