Herramienta de coordinación de fechas
Nombre genérico de los servicios en línea que automatizan la propuesta de fechas candidatas, la recogida de respuestas y la elección de la mejor fecha.
Una herramienta de coordinación de fechas es un software que reúne de forma eficiente la agenda de varias personas para decidir la fecha y hora óptimas de una reunión. Automatiza el ir y venir de correos con fechas candidatas de antes y acorta mucho el tiempo hasta fijar la fecha.
2 métodos - por votación y por reserva
Por su funcionamiento, las herramientas de coordinación de fechas se dividen en 2 grandes métodos. No se trata de cuál es mejor, sino de que cada uno se adapta mejor o peor según la situación de coordinación.
| Método | Funcionamiento | Situaciones adecuadas |
|---|---|---|
| Por votación | El organizador propone fechas candidatas y los participantes responden con ○△×. Se fija el día con más coincidencias | Cenas / eventos / reuniones numerosas, en las que se busca «el máximo común denominador de la disponibilidad de todos» |
| Por reserva | Se publican las franjas libres vinculadas al calendario del organizador y la otra persona elige 1 franja que queda fijada al instante | Reuniones comerciales / entrevistas / reuniones uno a uno, en las que se quiere «fijar rápido entre 2 personas» |
Criterios para elegir la herramienta
Después del método, lo que más pesa es la carga para los participantes. Las herramientas que exigen a quien responde registrar una cuenta o instalar una aplicación bajan la tasa de respuesta en la coordinación con personas de fuera de la empresa. También se decide según otros aspectos, como si hace falta la vinculación automática con el calendario, si se coordina sobre todo con gente de fuera o principalmente dentro de la empresa, o si se puede responder por completo solo con el teléfono móvil. Si se coordina mucho con personas de fuera, conviene una herramienta por votación que no exija registro, mientras que para usos en los que se programan una y otra vez entrevistas del mismo formato, como en ventas o selección de personal, el método por reserva resulta más eficiente.
Malentendidos frecuentes al implantarla
La expectativa de que «basta con instalar la herramienta para que la coordinación se resuelva sola» solo es cierta a medias. La calidad de las fechas candidatas (si son franjas en las que la otra persona probablemente esté libre), la fecha límite de respuesta o los recordatorios a quien no ha respondido, es decir, el diseño de la coordinación en sí, siguen ahí aunque se instale la herramienta. Lo que la herramienta elimina es el trabajo de recuento y de ir y venir, no la toma de decisiones de la coordinación. Si se implanta entendiendo esta diferencia, es difícil llevarse una decepción.