Coordinar las fechas de la PTA y la asistencia a las reuniones de padres con menos carga para la junta

Coordinar las fechas de la PTA (asociación de padres y profesores del colegio) y de las reuniones de padres implica restricciones de un tipo distinto a las de las reuniones de trabajo. Como los cargos de la asociación cambian cada curso, no se conserva la organización del año anterior, y el horario laboral de los padres se divide entre «quienes pueden ir al colegio un día laborable a mediodía» y «quienes solo pueden moverse por la noche y los fines de semana». Además, como el calendario anual de actividades del colegio se fija primero, las semanas que la junta puede elegir libremente ya son limitadas de entrada. Si se organiza el procedimiento partiendo de estas 3 premisas, ni siquiera en el primer año en el cargo se agotará recogiendo respuestas.

Copiar el calendario anual de actividades antes de proponer fechas

Si se enumeran fechas candidatas sobre la marcha, luego chocan con las jornadas de puertas abiertas o las tutorías individuales y hay que volver a proponerlas. Volver a proponer obliga a repetir el esfuerzo a los padres que ya respondieron, por lo que es el error que más merma la confianza en la junta. Mire primero el calendario anual de actividades que reparte el colegio, decida qué semanas excluir y después prepare las candidatas.

Los días alrededor de los fines de semana de 3 días y de los periodos largos de vacaciones suelen coincidir con viajes y visitas a la familia. Antes de fijar las semanas candidatas, compruebe dónde caen los puentes en el calendario de festivos y puentes, y así evitará el error de cálculo de «propusimos las fechas y no había nadie».

Mezclar siempre noches de días laborables y sábados por la mañana

Como el horario laboral de los padres no es uniforme, si se concentra todo en un solo tipo de franja, siempre queda fuera por completo un grupo de personas. Al preparar las candidatas, combine franjas en las que se intercambien el grupo al que le resulta fácil acudir y el que suele faltar.

Un modelo para combinarlo con la cultura de las circulares en papel de la PTA

A menudo no se puede cambiar la premisa de que las comunicaciones del colegio se hacen básicamente con circulares en papel. Si se intenta unificarlo todo en línea, dejan de llegar respuestas de los padres acostumbrados a entregar las circulares como un documento más. La recogida es más rápida si desde el principio se preparan las dos vías, papel y en línea, de modo que se responda por la que se responda, todo entre en el mismo recuento.

Las respuestas que vuelven en papel las introduce la junta en la encuesta de asistencia en nombre de los padres, para reunirlo todo en un solo sitio. Si en ese momento añade «(papel)» detrás de cada nombre introducido en nombre de otro, encontrará enseguida las filas que quizá quiera confirmar después con la persona. Antes de imprimir el código QR, abra una vez el enlace en su propio smartphone y compruebe que la pantalla de respuesta no pide registrarse. En un enlace que se pega en la red de contactos del colegio, lo más importante es que a los padres que lo abran no se les pida ninguna operación de más. Una pantalla llena de anuncios ya es, solo por eso, difícil de incluir en una circular del colegio. Las encuestas de asistencia de PickDay no muestran anuncios en la página de respuesta ni piden registrarse, así que pasan esta comprobación tal cual.

Hacer coincidir la fecha límite con el día de recogida de las circulares

Las únicas fechas límite que los padres recuerdan son las mismas que las de los documentos del colegio. Si se crea una fecha límite aparte solo para coordinar la fecha, solo las respuestas en línea se retrasan y se recogen menos que en papel.

• Fijar la fecha límite el mismo día de la recogida de documentos. Cuanto más se siga el ritmo del colegio, antes vuelven las respuestas
• No interpretar la falta de respuesta como ausencia. Si se cuentan tal cual las △ y las faltas de respuesta, más tarde llegarán quejas del tipo «yo sí podía haber ido»
• Avisar una sola vez el día antes de la recogida. Limitar a 1 el envío general por la red de contactos y, a partir de ahí, que el miembro responsable de la junta lo compruebe uno a uno
• Indicar en el mensaje de petición qué se hará fuera de plazo. Si se avisa antes de que «las respuestas posteriores al día de recogida se reflejarán en la lista de contactos tras la decisión», no habrá discusiones con los padres que respondan tarde

Si quiere afinar más cómo fijar el plazo de respuesta, también le será útil cómo pedirlo para que responda más gente.

Cómo escribir los nombres y cómo prevenir los cambios

En una encuesta de asistencia que cualquiera puede abrir, la seguridad del funcionamiento depende de cómo se pide que se escriban los nombres. Tanto una forma que identifique demasiado a las personas como una en la que no se sepa de quién es cada respuesta darán problemas después.

• La junta decide primero la norma de escritura y pone un ejemplo en el mensaje de petición. Limitarla al curso, la clase y el apellido, como «1.º B Yamada»
• No pedir que se escriban números de teléfono ni direcciones en la encuesta. Los asuntos que requieran datos de contacto se preguntan por otra vía después de la decisión
• Elegir un formato en el que no se puedan cambiar las respuestas. En papel o en una nota compartida que cualquiera puede editar, la advertencia del mensaje de petición es el único freno, pero en una encuesta de asistencia de PickDay no se pueden cambiar las respuestas de otros (solo puede editarlas quien respondió)
• Pasada la fecha límite, repartir aparte el recuento como versión definitiva. Los cambios posteriores se reciben mediante un aviso a la junta, y la pantalla de la encuesta deja de ser la referencia

Traspasarlo a la junta del curso siguiente

Donde más esfuerzo se desperdicia en la coordinación de la PTA es en repetir cada año desde cero los mismos tanteos. Si se dejan escritas unas pocas líneas sobre las franjas candidatas que se usaron, las franjas en las que se reunieron respuestas y el efecto de hacer coincidir el plazo con el día de recogida, la siguiente junta podrá empezar por el paso 2 en lugar del paso 1. En el documento de traspaso es más útil dejar, en lugar de cómo se crea la encuesta de asistencia, «cuántas personas acudieron en cada franja».

Una vez decididas las semanas candidatas, puede crear la encuesta de asistencia desde el formulario de creación de PickDay y llegar de una vez hasta poner la URL y el código QR en la circular. Como no hace falta registrarse, los padres pueden responder nada más abrirla.

Si los participantes son muchos porque abarcan varios cursos, combinarlo con la reducción por etapas que se explica en los consejos para coordinar la fecha de un grupo grande le evitará aumentar demasiado las candidatas.