Tasa de aceptación
Proporción de invitaciones a reuniones enviadas que reciben la respuesta «asistiré». Es un indicador de la eficiencia con que un equipo coordina fechas.
La tasa de aceptación (Acceptance Rate) es la proporción de invitaciones a reuniones enviadas que reciben la respuesta «asistiré». Google Calendar y Outlook cuentan automáticamente las respuestas «aceptar (Accept)», «aceptar provisionalmente (Tentative)» y «rechazar (Decline)» a cada invitación, y esa proporción de aceptaciones se convierte en un indicador importante para medir la eficiencia del equipo al coordinar fechas.
Tendencias según el tipo de reunión
La tasa de aceptación varía mucho según el tipo de reunión. Suele ser alta en las reuniones uno a uno con personas cercanas o en las reuniones periódicas de equipos pequeños, y suele bajar en las reuniones numerosas de toda la empresa o en la coordinación con personas de fuera con las que aún hay poca relación. Lo importante no es si el valor absoluto es alto o bajo, sino su evolución: si la tasa de aceptación de una misma reunión empieza a bajar, es una señal para revisar el diseño de esa reunión.
Factores que aumentan la tasa de aceptación
La tasa de aceptación cambia mucho según cómo se diseñe la reunión. Las principales palancas de mejora son compartir de antemano el orden del día, elegir una franja horaria adecuada y limitar el número de participantes.
Medidas para aumentar la tasa de aceptación
- Compartir el orden del día junto con la invitación (queda claro el motivo para asistir)
- Limitar la duración a 30 minutos como máximo (baja la barrera psicológica de comprometer el tiempo)
- Separar con claridad a los participantes obligatorios de los opcionales
- Elegir una franja del día que no invada el tiempo de concentración de los demás
- Evitar fechas demasiado lejanas y proponer dentro de las próximas 1-2 semanas
Qué hacer si la tasa de aceptación es baja
En una reunión cuya tasa de aceptación baja del 60 %, hay que replantearse si la reunión es necesaria. Se estudia si se puede sustituir por comunicación asíncrona o si se puede reducir el número de participantes. Una tasa de aceptación baja es una opinión silenciosa de los participantes que dice «esta reunión no tiene que ver conmigo».
Precauciones al usarla como indicador
Si la tasa de aceptación se usa como indicador de la organización y se pasa por alto el caso de «aceptó pero no asistió», la cifra supera la realidad. Hay que seguir a la vez la tasa de aceptación y la tasa real de asistencia, y leer una gran diferencia entre ambas como señal de que la aceptación por mero formalismo se ha vuelto habitual. Además, las reuniones que convoca un superior tienen un sesgo estructural: su tasa de aceptación sale alta porque cuesta rechazarlas, así que no es adecuado comparar solo por la tasa de aceptación reuniones de distintos niveles jerárquicos.