Franja horaria
Segmento concreto de tiempo que se presenta como opción en la coordinación de fechas.
La franja horaria es un segmento de tiempo delimitado dentro de una agenda. En la coordinación de fechas se usa con el sentido de «la franja candidata» y se define por una hora de inicio y una de fin, como «10:00-11:00». Los sistemas de reserva de salas de reuniones y los servicios de reserva en línea gestionan la disponibilidad en unidades de franja horaria.
El diseño de las franjas horarias
Para diseñar bien las franjas horarias es importante fijar una duración adecuada al objetivo de la reunión. Si son demasiado cortas, el debate suele quedarse a medias; si son demasiado largas, la concentración tiende a decaer.
| Tipo de reunión | Ejemplo de duración | Motivo |
|---|---|---|
| Reunión matinal / de pie | 15 minutos | Solo informes; el debate va aparte |
| Reunión uno a uno | 30 minutos | Suficiente para un diálogo concentrado |
| Reunión de planificación | 60 minutos | Hace falta tanto ampliar ideas como acotarlas |
| Taller | 90-120 minutos | Porque incluye trabajo práctico |
La regla de los 25 / 50 minutos
Google Calendar y Outlook tienen un ajuste que adelanta unos minutos la hora de fin de las reuniones para acortarlas automáticamente (ejemplo: una reunión de 30 minutos pasa a 25 y una de 60 minutos, a 50). Así se asegura un tiempo de margen de unos 5-10 minutos antes de la siguiente reunión, que puede dedicarse a desplazarse o a descansar entre reuniones.
La forma de dividir las franjas decide lo fácil que es coordinar
Algo que suele pasarse por alto es el intervalo de las horas de inicio de las franjas. Si se divide solo en intervalos de 60 minutos (10:00, 11:00…), un asunto que se resuelve en 30 minutos consume una franja de 1 hora y el calendario se fragmenta. Si se toma como base el intervalo de 30 minutos y, en las entrevistas o reuniones que se suceden, se divide incluyendo el margen de cambio (ejemplo: entrevista de 45 minutos + 15 minutos de margen = intervalos de 60 minutos), se frena estructuralmente el encadenamiento de retrasos. Como el diseño de las franjas condiciona el uso una vez decidido, conviene fijar el intervalo antes de publicar la página de reservas.