Límite de reuniones
Sistema que fija de antemano el número máximo de reuniones o el tiempo máximo permitido por día o por semana para proteger el tiempo de concentración.
El límite de reuniones es una práctica que fija de antemano el número máximo (o el tiempo máximo) de reuniones permitido por día o por semana. Es un método de autogestión para proteger el tiempo de concentración de cada persona y, al mismo tiempo, si se implanta a nivel de organización, permite corregir de forma estructural una cultura de exceso de reuniones. Es muy conocido el caso de Shopify, que en 2023 eliminó de una vez las reuniones periódicas e introdujo en toda la empresa los «miércoles sin reuniones», con lo que, según se informó, el tiempo de reuniones se redujo mucho.
Cómo fijar el valor del límite
No hay un estándar del sector para el valor adecuado del límite: se decide según la organización y el rol. Hay 2 ejes para decidirlo. El primero es el rol: para los contribuidores individuales centrados en la implementación / la producción, el tiempo de concentración continuo repercute directamente en los resultados, así que el límite se fija bajo, mientras que para los mandos / la dirección, cuyo trabajo gira en torno a la coordinación y la toma de decisiones, se fija más alto. El segundo es la medición: primero se mide durante 2 semanas el tiempo actual de reuniones por semana, se fija como límite inicial un valor un 20-30 % menor y se ajusta sobre la marcha. Si desde el principio se apunta al valor ideal, la distancia con la realidad hace que el límite se quede fácilmente en papel mojado.
Casos de empresas que lo han implantado
La «calculadora del coste de las reuniones» de Shopify (2023)
- Eliminó de una vez más de 12.000 reuniones periódicas de 3 o más personas en toda la empresa
- Estableció los miércoles como días sin reuniones y limitó las reuniones grandes de más de 50 personas a los jueves
- Al enviar una invitación, se muestra automáticamente «Coste de esta reunión: $X»
- Según se informó, las reuniones eliminadas equivalían a un total de 322.000 horas (varias noticias de 2023)
Cómo aplicarlo con herramientas
Existen herramientas de apoyo a la programación que bloquean automáticamente las franjas libres de los días que ya han alcanzado el límite. Incluso solo con el calendario, se puede crear un límite de forma aproximada bloqueando primero el tiempo de concentración. Más importante que el mecanismo es si se mantiene de verdad la práctica de «pasar al día siguiente o después las peticiones que superen el límite», y eso no depende de la herramienta, sino del acuerdo entre la persona y su equipo.