定例会議
読み: ていれいかいぎ
週次・月次など一定の周期で繰り返し開催される会議の形態です。
定例会議とは、毎週・隔週・毎月など一定の周期で繰り返し開催される会議を指す。チームの情報共有、進捗確認、意思決定の場として多くの組織で運用されている。Harvard Business Review の調査によると、管理職は週の労働時間の約 23 時間を会議に費やしており、その大部分が定例会議である。
定例会議の種類と頻度
| 種類 | 頻度 | 目的 | 所要時間 |
|---|---|---|---|
| デイリースタンドアップ | 毎日 | 進捗共有・障害の早期発見 | 15 分 |
| チーム定例 | 週 1 回 | 週次の振り返りと計画 | 30〜60 分 |
| 部門会議 | 月 1〜2 回 | 部門横断の情報共有 | 60 分 |
| 全社会議 | 月 1 回 / 四半期 | 経営方針・全社報告 | 60〜90 分 |
定例会議の最適化
定例会議は惰性で続けると形骸化しやすい。四半期に一度は「この会議は本当に必要か」を見直し、目的が薄れた会議は廃止または頻度を下げる判断が重要だ。また、アジェンダを事前に共有し、議題がない週はスキップするルールを設けることで、参加者の時間を有効活用できる。
現場での使用例
「来月から定例会議の頻度を週 1 から隔週に変更しようと思います。議題が少ない週が続いているので、Slack での非同期共有に切り替えましょう」
「定例会議の時間、今の月曜 9 時だと週明けの準備と被るので、火曜 10 時に変更できませんか？」