日历邀请
以邮件附件的 ICS 文件形式、或在日历应用之间收发的会议参加请求数据。可以用接受 / 拒绝 / 暂定来回复。
日历邀请是指附在邮件中的 ICS 文件，或在日历应用之间收发的会议参加请求数据。Google 日历、Outlook、Apple 日历等都原生支持，收件人可以用“接受”“拒绝”“暂定”中的任一种来回应。作为日程协调的终点，它是同步到所有参与者日历中的最终形态。
日历邀请应包含的要素
主题必须
一眼就能看出目的的表达。会议名称 + 主要关键词
日期时间必须
最好写明时区（国际团队中必须）
地点 / URL必须
面对面则写地址，视频会议则写参加 URL
参与者名单必须
区分必须参加者与可选参加者
议程推荐
列出 3-5 个要讨论的论点
会前资料推荐
在正文中放链接或作为附件
接受 / 拒绝 / 暂定的含义
| 回应 | 含义 | 在日历上的显示 |
|---|---|---|
| 接受（Accept） | 确定参加 | 显示为已确定的时段 |
| 暂定（Tentative） | 预定参加，但可能变更 | 以浅色 / 斜线显示 |
| 拒绝（Decline） | 不参加 | 日程被删除或不显示 |
| 未回应 | 尚未决定 | 显示 ? 标记。主办者可以催促 |
日历邀请的礼仪
发送方的礼仪
- 让人从主题就能看出目的（只写“碰头会”不可以）
- 区分必须参加者与可选参加者
- 有会前资料时，在邀请正文中放链接
- 按实际所需设定会议时长（60 分钟的会议其实是 50 分钟）
接收方的礼仪
- 24 小时以内回应
- 有不清楚的地方，回应前先向主办者确认
- 无法参加时，简洁附上理由
- 不要一直停留在暂定状态（确定后正式回应）
应该关闭邀请的自动接受吗
Outlook 有“自动暂定接受邀请”的功能，很多时候默认是开启的。乍看很方便，但也会导致发现冲突的时间推迟。正如在日程冲突的解决技巧中提到的，切换为手动接受，养成收到邀请时就查看自己日历的习惯，比较稳妥。