Invitación de calendario
Datos de solicitud de asistencia a una reunión que se envían como archivo ICS adjunto a un correo o entre aplicaciones de calendario. Se puede responder con Aceptar, Rechazar o Provisional.
Una invitación de calendario son los datos con los que se solicita la asistencia a una reunión, ya sea como archivo ICS adjunto a un correo electrónico o enviados y recibidos entre aplicaciones de calendario. Google Calendar, Outlook, Apple Calendar y otras la admiten de forma nativa, y el destinatario puede responder con «Aceptar», «Rechazar» o «Provisional». Como punto final de la coordinación de fechas, es la forma definitiva que se sincroniza en el calendario de todos los participantes.
Elementos que debe incluir una invitación de calendario
Qué significan Aceptar / Rechazar / Provisional
| Respuesta | Significado | Cómo aparece en el calendario |
|---|---|---|
| Aceptar (Accept) | Asistirá con seguridad | Se muestra como un hueco confirmado |
| Provisional (Tentative) | Prevé asistir, pero puede cambiar | Se muestra en un color tenue / con rayado |
| Rechazar (Decline) | No asistirá | El evento se elimina o no se muestra |
| Sin respuesta | Decisión pendiente | Se muestra con el signo ?. El organizador puede enviar un recordatorio |
Normas de cortesía de la invitación de calendario
Cortesía de quien envía
- Hacer que el asunto deje claro el propósito («Reunión» a secas no vale)
- Separar participantes obligatorios y opcionales
- Si hay material previo, enlazarlo en el cuerpo de la invitación
- Fijar la duración según el tiempo real (una reunión de 60 minutos en realidad es de 50)
Cortesía de quien recibe
- Responder en un plazo de 24 horas
- Si algo no está claro, consultarlo con el organizador antes de responder
- Si no puede asistir, añadir brevemente el motivo
- No dejarla en provisional (dar la respuesta formal una vez decidido)
¿Conviene desactivar la aceptación automática de invitaciones?
Outlook tiene una función para «aceptar automáticamente las invitaciones como provisionales», que suele venir activada de forma predeterminada. Parece práctica, pero también puede hacer que se detecten tarde los solapamientos. Como se comentó en Técnicas para resolver conflictos de agenda y ordenar las citas solapadas, lo más prudente es cambiar a la aceptación manual y crear el hábito de revisar el propio calendario en cuanto llega una invitación.