Exceso de reuniones
Situación en la que el número o la duración de las reuniones de una organización es excesivo y ocupa el tiempo del trabajo propio. Socava la calidad de las decisiones y el compromiso de los empleados.
El exceso de reuniones (Meeting Overload) es la situación en la que el número o la duración de las reuniones de una organización resulta excesivo y oprime el tiempo dedicado al trabajo propiamente dicho. Según los datos de telemetría del informe anual Microsoft Work Trend Index (2022), el tiempo semanal en reuniones del usuario medio de Teams aumentó un 252 % respecto a febrero de 2020, lo que lo convierte en un problema estructural de todo el sector. El exceso de reuniones no es solo una cuestión de tiempo: erosiona tanto la calidad de las decisiones de la organización como el compromiso de los empleados.
Síntomas típicos del exceso de reuniones
Causas estructurales del exceso de reuniones
- La rendición de cuentas convertida en ritual: se multiplican las reuniones periódicas para informar del avance al superior
- Aplazar las decisiones: el «decidámoslo en la próxima reunión» se encadena
- La cultura de convocar a todos los implicados: el «lo llamo por si acaso» se vuelve la norma
- Ignorar el coste de convocar: quien convoca no soporta ninguna carga económica / de tiempo
- Menospreciar la comunicación asíncrona: se intenta resolverlo todo en reuniones síncronas
El coste del exceso de reuniones para la organización
En una estimación de Bain & Company basada en el análisis de datos de tiempo de grandes empresas (Harvard Business Review, 2014), se informó de que el 15 % del tiempo de trabajo de toda la organización se dedica a reuniones y de que, en el caso de los altos directivos, más de 2 días a la semana se llenan con reuniones de 3 o más personas. Cuanto más alto es el puesto, mayor es el bloque de coste de personal que suponen las reuniones, así que, si la organización pone en práctica el cálculo del coste de una reunión, aparece qué se puede recortar.
Enfoques organizativos para acabar con el exceso de reuniones
Casos reales de empresas que lo han aplicado
- Shopify: eliminó de una vez unas 12.000 reuniones periódicas en toda la empresa e introdujo los «miércoles sin reuniones» y una calculadora del coste de las reuniones (2023)
- Asana: con una iniciativa llamada «Meeting Doomsday», revisó de una vez todas las reuniones periódicas y aplicó un sistema en el que solo se vuelven a registrar las necesarias
- Google Calendar: con el ajuste de «reuniones rápidas» de 25/50 minutos se asegura un margen entre reuniones consecutivas
Afrontar el exceso de reuniones a nivel individual
Antes de que la organización se mueva, hay muchas medidas que se pueden tomar a título individual. El punto de partida es una actitud activa para proteger el propio calendario: fijar un límite de reuniones, evitar las reuniones consecutivas, gestionar las peticiones urgentes, etc. Una vez que se adquiere el hábito de decir que no, quienes piden reuniones también se vuelven más previsores.
La solución mediante lo asíncrono
La solución de fondo al exceso de reuniones consiste en limitarse a los temas que solo pueden tratarse en una reunión síncrona y pasar todo lo demás a lo asíncrono. Empresas totalmente en remoto como GitLab, Buffer y Automattic aplican esta política a rajatabla y reducen al mínimo las reuniones periódicas. La clave está en saber cuándo recurrir a la comunicación asíncrona.