Coordinación de fechas
Proceso de cotejar la disponibilidad de varios participantes y fijar una fecha y hora en la que puedan asistir todos o la mayoría.
La coordinación de fechas es el proceso de encontrar una fecha y hora en la que puedan participar todos los asistentes y decidir el día en que se celebrará una reunión o un evento. Como tiende a acumular idas y venidas por correo electrónico o chat (proponer fechas candidatas / esperar respuestas / enviar recordatorios / volver a coordinar), se ha convertido en un tema importante para mejorar la eficiencia del trabajo.
Enfoques de la coordinación de fechas
| Método | Características | Situaciones adecuadas |
|---|---|---|
| Por votación | Se presentan fechas candidatas y los participantes responden con ○× | Coordinación de grupos de 3 o más personas |
| Vinculado al calendario | Detecta automáticamente los huecos libres y propone candidatos | Reuniones internas |
| Por reserva | Los participantes eligen entre los huecos libres del organizador | Reuniones uno a uno, entrevistas, reuniones comerciales |
Claves para coordinar fechas con eficiencia
Para coordinar fechas con eficiencia, es importante limitar las fechas candidatas a unas 3 a 5, fijar con claridad una fecha límite de respuesta y distinguir entre los miembros cuya asistencia es obligatoria y los de asistencia opcional. Si hay demasiadas fechas candidatas, aumenta la carga de quienes responden; si hay muy pocas, es más difícil llegar a un acuerdo.
Con una herramienta de coordinación de fechas se pueden automatizar las idas y venidas de proponer candidatos, reunir respuestas y hacer el recuento. Sin embargo, lo que resuelve la herramienta es el trabajo del recuento; el diseño de la coordinación, es decir, «qué fechas candidatas proponer» y «cómo decidir si las respuestas se dividen», sigue siendo tarea del organizador.
La verdadera causa de que la coordinación se alargue
En muchos casos, la coordinación de fechas se alarga no por falta de fechas candidatas, sino porque «no se ha decidido cómo decidir». ¿Se espera a que todos estén de acuerdo, se confirma por mayoría o se da prioridad a la disponibilidad de la persona clave? Si solo se reúnen respuestas sin esta regla de decisión, la coordinación se detiene en cuanto las respuestas se dividen. Basta con añadir una línea con la regla de decisión antes de proponer las fechas candidatas para que cambien mucho los días que se tarda en confirmar.