Reprogramación
Cambio de un evento ya confirmado a otra fecha y hora. En Japón se abrevia como «risuke» y es un ajuste habitual en el entorno empresarial.
La reprogramación (en japonés se abrevia «risuke») consiste en cambiar a otra fecha y hora una cita ya confirmada. Es un término japonés formado a partir del inglés «reschedule» y se usa a diario en el entorno empresarial. Por muy cuidadosamente que se haya coordinado una cita, una parte de ellas acaba reprogramándose. La reprogramación en sí es inevitable, pero su frecuencia y la forma de comunicarla influyen en la relación de confianza.
Principales causas de una reprogramación
- Surge un asunto de mayor prioridad
- Se interponen decisiones de dirección / atención a clientes
- Enfermedad / asuntos familiares
- Imprevistos que ni el propio interesado puede evitar
- La reunión anterior se alarga
- Efecto dominó de una agenda demasiado apretada
- Retraso en la preparación del material
- El tipo «no llegamos a tiempo, lo aplazamos»
- Cambios en la disponibilidad de los participantes
- Viajes de trabajo / choque con otras citas, etc.
Cómo comunicar una reprogramación - normas según la antelación
| Momento del aviso | Tolerancia | Claves de la respuesta |
|---|---|---|
| 3 días antes o más | Sin problema | Proponer 2-3 fechas alternativas |
| El día anterior | Algo de cuidado | Explicar el motivo con brevedad. Proponer de inmediato una fecha alternativa |
| La mañana del mismo día | Hace falta disculparse | Asegurar con máxima prioridad una fecha alternativa y disculparse también de palabra |
| Justo antes del inicio | Daña la confianza | Añadir la explicación de la situación y medidas para que no se repita |
Ejemplo de mensaje para pedir una reprogramación
(2) Jueves 5/6, 10:00
Hábitos para reducir las reprogramaciones de forma estructural
- Fijar un margen (5-10 minutos) antes y después de cada reunión
- Antes de confirmar, volver a comprobar si cada participante es realmente necesario
- Poner una fecha límite de confirmación a las reuniones con reserva provisional
- Cada viernes, revisar el calendario de la semana siguiente y reprogramar con antelación las reuniones que no encajan
La respuesta de quien recibe la petición también influye en la confianza
De la reprogramación se suele hablar solo de la cortesía de quien la pide, pero la respuesta de quien la recibe influye igual en la relación. Contestar enseguida a la petición de reprogramación y elegir rápido entre las alternativas (o devolver las propias opciones) va acumulando la confianza de que «con esta persona es fácil coordinarse». Por el contrario, si se deja sin responder una petición de reprogramación, la cita original sigue ocupando en blanco el calendario de ambos y se pierde tiempo por partida doble. Tanto si se pide como si se recibe, la rapidez al gestionar una reprogramación repercute directamente en cómo se le valora como interlocutor para coordinar.