防止连续会议的日程技巧：抑制认知负荷的时间设计
从早上 9 点到中午有 4 场会议，一场接一场，连起身的空闲都没有。在这样的日子里，到第 3 场左右就听不进去话了，这种感觉是有原因的。Microsoft Human Factors Lab 在 2021 年发表的脑电波测量研究确认，在不休息连续开 4 场 30 分钟会议的情况下，与压力相关的 β 波会随着会议的累积而不断上升。连续会议不只是时间使用方式的问题，也可以理解为认知负荷的问题。
连续会议引起的弊端
会议与会议之间没有缓冲，表面上看起来是“高效的日程”，实际上却会累积多重的不良影响。
Microsoft 脑电波研究揭示的“短暂休息”的效果
Microsoft 的这项研究（让 14 名参加者佩戴脑电波仪，把连续 4 场 30 分钟会议在“不休息”和“中间有 10 分钟冥想休息”2 种条件下进行比较）表明，安排休息后，累积的 β 波会下降，大脑得到“重置”，而且不休息条件下出现的会议间过渡时的压力急升也得到了抑制。
- β 波（压力指标）随会议的累积而增加
- 在从一场会议切换到下一场的瞬间压力急剧上升
- 从脑电波指标看，提示对会议的投入度下降
- 每次休息 β 波都会下降，大脑得到“重置”
- 能以平静的状态开始下一场会议
- 对会议的投入度（参与度）保持在较高状态
不过，这项实验测量的是 14 名参加者的脑电波指标，并没有确立“人的大脑无法连续运转”这样的一般规律。即便如此，安排休息的条件下压力指标下降这一观测结果，仍可以作为重新审视“把 10 分钟的休息视为奢侈”这一前提的素材。
转向 25/50 分钟制这一解决方案
Google 日历中有一项名为“快速会议”的设置，可以把 30 分钟的日程自动缩短为 25 分钟，把 60 分钟的日程缩短为 50 分钟。使用它，所有会议结束时都会自动产生 5-10 分钟的缓冲。这种设计不是靠个人努力确保缓冲时间，而是将其作为日历的默认值强制执行。
| 原有时段 | 新时段 | 缓冲 | 效果 |
|---|---|---|---|
| 15 分钟 | 10 分钟 | 5 分钟 | 简短的签到 |
| 30 分钟 | 25 分钟 | 5 分钟 | 站着聊聊式的会议 |
| 60 分钟 | 50 分钟 | 10 分钟 | 一般会议。10 分钟的差别很大 |
| 90 分钟 | 80 分钟 | 10 分钟 | 工作坊类 |
Outlook 也有“提前结束事件”这一同等设置，可以按几分钟为单位自动缩短会议的默认时长。作为组织统一开启的价值很高。在日历应用比较中，有无这项功能也是评估标准之一。
在个人层面防止连续会议的技巧
会议的“结束方式”最重要
连续会议的不良影响，大多因会议不能准时结束而被放大。不是在预定结束时刻才结束，而是在预定结束前 2-3 分钟进入“总结”，这在实务中是容易见效的预防措施。
把会议的跟进与这个例行程序结合起来，结束的仪式与决定事项的确认就合为一体，不会重复劳动。
应当容许连续会议的例外
也有例外地需要连续会议的场合。这些情况要事先放弃确保缓冲，改为采取其他对策。
在例外的连续会议日之后，确保休息日用于恢复，这种运营方式比较现实。这是一种在把连续的负荷考虑在内的基础上，事先留出恢复时段的设计。
连续会议不只是时间管理的问题
关于连续会议的讨论，常常以“时间的使用方式”为框架。但 Microsoft 的脑电波研究测量的是与压力相关的脑电波指标，属于身体反应的一侧，而不是时间的分配。判断的质量本身不是该研究的测量对象，但我们是否把在疲劳状态下做决策当作了理所当然的前提，这个问题依然存在。
作为组织制定不容许连续会议的规则，应当视为与安全卫生同一类的课题。如果以“太忙了没办法”就此打住，负荷的设计本身就不再属于任何人的职责范围。
变化从负责人的日历开始。负责人不守护的时间，成员也守不住。把预防会议疲劳与专注时间的策略结合起来，用时间块主动地设计日历。作为具体措施，可以从在组织中统一开启 25/50 分钟制的设置开始。