Reunión general (all-hands)
Encuentro periódico que reúne a todos los miembros de la organización. Su contenido principal es la visión de la dirección, el informe de resultados y una sesión de preguntas y respuestas.
La reunión general (All Hands Meeting) es un encuentro periódico que reúne a todos los miembros de una organización. También se la llama «reunión de toda la empresa» o «town hall», y su contenido principal es la visión que comparte la dirección, el informe de resultados y una sesión de preguntas y respuestas. Se extendió desde la cultura de las startups de Estados Unidos y también la han adoptado empresas japonesas, con formatos como la «reunión de toda la empresa a principios de mes».
Los objetivos principales de la reunión general
- Compartir la estrategia
- La dirección transmite directamente a todos los miembros el rumbo de la empresa
- Transparencia de resultados
- Compartir ventas / KPI / avances crea sentido de unidad
- Espacio de preguntas
- Permite que los miembros hagan preguntas directas a la dirección
- Fomento de la cultura
- Mantiene la cultura con la presentación de nuevos miembros, reconocimientos e historias compartidas
Estructura típica del orden del día
Frecuencia y formato
| Frecuencia | Tamaño orientativo | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Semanal | 10-50 personas | Para startups. Alta densidad de información |
| Quincenal | 30-150 personas | Para organizaciones en fase de crecimiento |
| Mensual | 100-500 personas | La más habitual. Es el ejemplo de este artículo |
| Trimestral | 500 personas o más | Para grandes empresas. Requiere complementos por división |
Patrones de reuniones generales que fracasan
Señales de que la reunión se ha vaciado de contenido
- Termina con la dirección leyendo diapositivas de forma unilateral
- No surgen preguntas en la sesión de preguntas y respuestas (falta de seguridad psicológica)
- Se comparten de forma mecánica los mismos KPI cada vez
- Las personas a las que no les afecta pierden tiempo con temas de otras divisiones
- No se comparte la grabación y no aporta valor a quienes no asistieron
Control del coste de las reuniones con mucha gente
Como la reunión general tiene muchos participantes, su coste de reunión es altísimo. 100 personas × 60 minutos = 100 horas-persona. Con una frecuencia mensual, el cálculo da un consumo de 1.200 horas-persona al año, así que también desde el punto de vista de la gestión es importante un diseño que maximice la densidad del contenido y la participación activa de los asistentes. Conviene aprovechar además las técnicas para coordinar la fecha de un grupo grande.
Lo que decide el éxito es el diseño de las preguntas y respuestas
Al final, el valor de la reunión general depende de que sea bidireccional. Si solo se trata de informar en un sentido, puede sustituirse por una grabación o un documento, y no hay motivo para ocupar a la vez el tiempo de todos. Para que las preguntas y respuestas funcionen, lo habitual es no depender solo de las manos levantadas en el día y combinarlas con la recogida anónima de preguntas de antemano. En organizaciones sin suficiente seguridad psicológica, casi nadie levanta la mano para preguntar en el día. Cuando se suceden varias sesiones en las que «la dirección responde de frente precisamente a las preguntas difíciles», el número de preguntas aumenta a ojos vista; en cambio, la práctica de filtrar las preguntas y quedarse solo con las inofensivas se detecta a la primera.