Reunión de arranque (kickoff)
Reunión en la que, al iniciar un proyecto o una actividad, todas las personas implicadas comparten el objetivo, el alcance, los roles y el calendario.
Una reunión de arranque (kickoff) es la reunión en la que, al comienzo de un nuevo proyecto o actividad, todas las personas implicadas comparten el objetivo / el alcance / los roles / el calendario. También se la llama «kickoff del proyecto». La «falta de acuerdo sobre el objetivo» y la «ambigüedad de los roles», que suelen citarse como causas del fracaso de los proyectos, son problemas que se pueden evitar alineando la visión al inicio, y el kickoff es la práctica básica para hacer esa alineación de una sola vez.
Los 5 elementos que trata el kickoff
Cómo elegir a los participantes del kickoff
El kickoff no es una sesión informativa, sino un espacio de toma de decisiones. Como norma, conviene limitarlo a 8-10 personas. Si hace falta informar a más gente, se organiza aparte, más adelante, una «sesión explicativa del kickoff».
| Rol | Obligatorio/opcional |
|---|---|
| Propietario del proyecto (quien tiene la autoridad de aprobación) | Obligatorio |
| Director del proyecto | Obligatorio |
| Responsable técnico | Obligatorio |
| Responsable de diseño (si hay temas de UI/UX) | Según el caso |
| Representantes de las principales partes interesadas | Obligatorio |
| 1-2 representantes de los miembros operativos | Recomendado |
| Facilitador | Recomendado |
Preparación previa para que el kickoff salga bien
Lo que hay que dejar hecho con 24 horas de antelación
- Resumir el material previo en 6 páginas como máximo y compartirlo
- Indicar de forma explícita 3-5 puntos que se quieren debatir
- Pedir a los participantes que lean el orden del día y el material previo
- Preparar la primera versión de la matriz RACI
- Reservar la sala / el enlace y comprobar que funcionan
El seguimiento en las 24 horas posteriores al kickoff
Que el kickoff termine no significa que esté completo. El proyecto solo empieza a moverse de verdad cuando las decisiones y las tareas de seguimiento se comparten en un plazo de 24 horas. Como también se detalla en Cómo coordinar y dirigir la reunión de arranque de un proyecto, hay que pasar siempre el acta a la herramienta de gestión de tareas.
Cómo reconocer un kickoff vacío de contenido
La señal de que un kickoff se ha convertido en un «ritual de inicio» es clara: no se toma ni una sola decisión durante la reunión. Una reunión que termina con la lectura del material y las presentaciones daría el mismo resultado aunque no se celebrara. En cambio, en un kickoff que funciona se deciden en el momento «las cosas que aún no estaban decididas»: el trazado del alcance / la asignación de roles / el primer hito. Que cada participante se lleve al menos una «tarea propia» es la prueba que separa el ritual del espacio de decisión.