Videoconferencia
Reunión en línea que intercambia imagen y sonido a través de internet y se celebra en plataformas como Zoom o Teams.
La videoconferencia es una reunión en línea en la que se intercambian imagen y sonido a través de internet. También se la llama «reunión por vídeo» o «reunión en línea», pero en la práctica es casi lo mismo, y con la extensión del teletrabajo se ha convertido en el formato estándar que sustituye a las reuniones presenciales.
Criterios para elegir la herramienta
Las funciones de las herramientas de videoconferencia ya están maduras, y las diferencias en las funciones básicas, como la imagen / el sonido / compartir pantalla, son pequeñas. Lo que de verdad pesa en la elección es el encaje con la forma de trabajar: la integración con el calendario / la plataforma de chat que usa la empresa (generación automática de la URL de la reunión o su inclusión automática en la cita), si los participantes externos pueden unirse solo con el navegador sin instalar una aplicación, y si el límite de tiempo del plan gratuito se ajusta a la duración de las reuniones de la empresa. Sobre todo cuando hay muchas reuniones con personas externas, el criterio más importante es «si existe una forma de unirse que no suponga una carga para la otra parte».
Claves de organización propias de la videoconferencia
Aspectos que requieren más atención que en una reunión presencial
- Acordar de antemano si la cámara va ON / OFF (según la cultura de la organización)
- Dedicar los primeros 2 a 3 minutos a comprobar la conexión / el sonido
- Que todos salvo quien habla mantengan el micrófono silenciado (para evitar el ruido ambiente)
- Preparar de antemano lo que se compartirá en pantalla (esperar con los materiales ya abiertos)
- Indicar al comienzo de la reunión quién redactará el acta
El coste y el sentido de la cámara ON
En un ensayo del profesor Bailenson, de la Universidad de Stanford (2021), se señala que mantener la cámara ON de forma continua genera cargas no verbales, como las miradas a muy corta distancia o ver en todo momento la propia imagen, que conducen a la «fatiga de Zoom». Por otro lado, la cámara ON también ayuda a sostener la cohesión del equipo, así que hace falta gestionarla teniendo en cuenta este equilibrio. Está muy extendida la política de usar ON en las reuniones uno a uno y en las reuniones comerciales con clientes, y permitir OFF en las reuniones periódicas de seguimiento del avance.