招聘面试的日程协调：不错失候选人的实务设计
招聘面试的日程协调，是左右候选人入职可能性的隐藏重要环节。面试日程的确定越花时间，候选人的兴趣就越容易减退，有时还会流向先行动的其他公司的选拔。日程协调的延误，往往会成为与面试质量无关的机会损失。
招聘面试日程协调困难的结构性原因
与一般的公司内部会议和客户会面不同，招聘面试有其独特的制约。不理解这些就套用一般的协调流程，会让候选人的体验变差。
- 在职的候选人
- 工作日白天难以面试。需要确保晚上 / 清晨 / 休息日的时段
- 多位面试官的协调
- 需要找到现场负责人 / 人事 / 高管等 2-4 人同时空闲的时段
- 分阶段选拔
- 从一面到终面会产生多次协调，每次都重复同样的困难
- 比拼速度
- 以与竞争公司同时并行为前提。确定得越晚，其他公司的选拔就越容易先推进
到确定为止的速度左右放弃率
作为错失面试候选人的原因，有时被列举的不是面试的难度，而是确定日程的迟缓。招聘实务中广泛使用“在应聘后几个工作日内确定面试日程”这一标准，就是为了防止这种失速。“细致地花时间协调”未必会提升候选人的好感，反而是迅速响应更容易留下印象。日程协调的心理学中讨论的回复速度的效果，在招聘场景中表现得更为明显。
先确保面试官一方的容量
以“候选人应聘后再询问面试官的日程”这种被动流程来运营的职场并不少见。这里很容易成为瓶颈。只要改为先按周锁定面试官的时段，再把候选人填进去的方式，就容易缩短到确定为止的天数。
这种方式是时间块与缓冲时间结合的应用。让面试官一方意识到时段，协调工作的主导权就回到了人事一方。
按候选人的在职状况区别提出时段
向所有候选人提出相同的时段，有时反而会导致放弃。在职 / 离职 / 学生所需的时段差异很大，因此需要根据应聘时的筛选信息区别提出时段。
| 候选人的状况 | 推荐时段 | 形式 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 在职 | 工作日 19:00-21:00 / 周六上午 | 线上 | 通勤时间为零。不会被公司发现的安心感也很重要 |
| 在职（短时工作） | 工作日 9:00-10:30 | 线上 | 利用上班前的时间。必须严守时间 |
| 离职 | 以工作日白天为主 | 面对面或线上 | 提议面对面可以传达诚意 |
| 学生 | 避开课程的工作日 16:00 以后 | 优先线上 | 要照顾到避免交通费的负担 |
| 居住在海外 | JST 清晨或深夜 | 必须线上 | 面试官一方也需要调整时间 |
在分阶段选拔中抑制改期率的接力设计
一面刚结束时，是容易提出二面的时机。间隔时间越长，候选人的热度就越低，其他公司的选拔也会推进。因此，在一面结束后立即提出二面候选日期的“接力方式”就很有效。
要当场提出候选日期，前提是面试官与人事之间的日历共享，以及事先确保二面负责人的时段。这与前面所说的“确保面试官一方的容量”完全联动。
提醒和当天应对的质量决定是否放弃
确定后也不能大意。面试前一天的提醒，是防止当天No-show 的基本手段之一。提醒的内容也最好不只是确认日期时间，还要包含当天的流程和面试官的信息。
- 面试日期时间（写明时区）
- 面试官的姓名和职位
- 面试的构成和所需时间
- 希望准备的资料
- 当天的联系方式（电话号码）
- 确定后请求改期
- 当天才发送线上 URL
- 迟到只在当天联系了事
- 直到临近才告知面试官姓名
面试协调要以对待“商谈”的同样态度
在招聘语境中常用“选择候选人”这种说法，但选拔也是相互评价的场合，企业同样处在被选择的一方。日程协调的迟缓 / 粗糙，有时会被视为面试前阶段的扣分项。要以与客户会面协调完全相同的态度，建立把候选人当作客户来对待的协调流程。
只要在招聘的管理指标中加入“从应聘到一面的天数”，组织的意识就会改变。要提高转化率，比起提高面试质量，削减到达面试之前的摩擦往往更有效。日程协调工具和预约页面之所以首先在招聘领域被引入，原因就在这里。
测量从应聘到确定一面的平均天数，如果超过 3 个工作日就重新审视流程。商务会议的礼仪中也提到的“尊重对方的时间”这一原则，在招聘现场也会影响录用接受率。