会议过多
组织中会议的数量或时间过多、挤占本来工作时间的状态。会侵蚀组织的决策质量和员工敬业度。
会议过多（Meeting Overload）是指组织中会议的数量或时间过多，挤占了本来的工作时间的状态。根据 Microsoft Work Trend Index 年度报告（2022）的遥测数据，Teams 普通用户每周的会议时间比 2020 年 2 月增加了 252%，已成为整个行业的结构性课题。会议过多不仅仅是时间的问题，它会同时侵蚀组织的决策质量和员工敬业度。
会议过多的典型症状
每天 5 场以上会议
深度工作时间归零
连续会议成为常态
压力累积，专注力 / 投入度下降
会后加班处理邮件
加班时间与会议时间相关
“没有专注时间”成了口头禅
本质性的工作没有进展
会议目的不明
所有参与者都意识到在浪费时间
自动接受邀请
拒绝的成本太高而放弃
会议过多产生的结构性原因
主要的产生因素
- 问责的仪式化：为了向上级汇报进度而大量设立例会
- 推迟决策：“下次会议再定吧”接连发生
- 召集全体相关人员的文化：“以防万一叫上”成为常态
- 无视召集会议的成本：召集方没有金钱 / 时间上的负担
- 轻视异步沟通：想用同步会议解决一切
会议过多的组织成本
根据 Bain & Company 分析大企业时间数据的估算（Harvard Business Review, 2014），组织整体劳动时间的 15% 花在会议上，高管每周更有 2 天以上被 3 人以上的会议占满。职位越高，会议就越是人力成本中的一大块，因此在组织中实践会议成本的计算，就能看清削减的对象。
消除会议过多的组织层面做法
引入企业的实例
- Shopify：在全公司一次性删除约 12,000 场例会，并引入“无会议周三”和会议成本计算器（2023）
- Asana：通过名为“Meeting Doomsday”的举措一次性盘点所有例会，实施只重新登记必要会议的方式
- Google 日历：用 25/50 分钟的“快速会议”设置，在连续会议之间确保缓冲
在个人层面应对会议过多
在组织行动之前，个人能做的对策也很多。设定会议上限、防止连续会议、应对临时请求等，主动守护自己日历的姿态是出发点。一旦养成拒绝的习惯，请求方也会变得有计划。
通过异步化来解决
会议过多的根本解决办法，是只保留只能在同步会议中处理的议题，把其余的转为异步。GitLab、Buffer、Automattic 等完全远程的企业彻底贯彻这一方针，把例会减到最少。关键在于区分使用异步沟通。