Cómo coordinar las entrevistas de selección sin perder candidatos
Coordinar las fechas de las entrevistas de selección es un paso oculto pero importante que influye en la probabilidad de que el candidato acabe incorporándose. Cuantos más días se tarda en confirmar la fecha de la entrevista, más tiende a enfriarse el interés del candidato, que puede inclinarse por los procesos de otras empresas que se movieron antes. Los retrasos en la coordinación se convierten fácilmente en oportunidades perdidas que surgen al margen de la calidad de la propia entrevista.
Por qué es estructuralmente difícil coordinar las entrevistas de selección
A diferencia de las reuniones internas habituales o de las citas con clientes, las entrevistas de selección tienen restricciones propias. Aplicar un flujo de coordinación normal sin entenderlas empeora la experiencia del candidato.
- Candidatos con empleo
- Las entrevistas entre semana en horario diurno son difíciles. Hay que reservar franjas por la tarde-noche, a primera hora de la mañana o en fin de semana
- Coordinar a varios entrevistadores
- Hay que encontrar franjas en las que estén libres a la vez de 2 a 4 personas, como el responsable del equipo, recursos humanos y un directivo
- Selección en varias fases
- La coordinación se repite varias veces desde la primera ronda hasta la final, y en cada una vuelve a aparecer la misma dificultad
- Una carrera contrarreloj
- Lo normal es que el candidato esté en procesos paralelos con empresas competidoras. Cuanto más se tarda en confirmar, más fácil es que los procesos de otras empresas avancen antes
La rapidez en confirmar decide las renuncias
Entre los motivos para perder candidatos se cita a veces la lentitud en confirmar la fecha de la entrevista más que la dificultad de la propia entrevista. En la práctica de selección se usa mucho la referencia de «confirmar la fecha de la entrevista en pocos días hábiles desde la candidatura» precisamente para evitar esta pérdida de impulso. Dedicar tiempo a coordinar con mucho cuidado no se traduce necesariamente en la buena opinión del candidato; la capacidad de respuesta puede causar más impresión. El efecto de responder rápido que se trató en la psicología de la coordinación de fechas se manifiesta con aún más claridad en la selección de personal.
Asegurar primero la disponibilidad de los entrevistadores
No son pocos los lugares de trabajo que funcionan con un flujo reactivo en el que solo se pregunta la agenda a los entrevistadores después de recibir una candidatura. Ahí suele estar el cuello de botella. Basta con pasar a bloquear de antemano franjas de los entrevistadores por semanas e ir encajando en ellas a los candidatos para que resulte más fácil acortar los días hasta la confirmación.
Este método es una aplicación que combina los bloques de tiempo y el tiempo de margen. Hacer que los entrevistadores sean conscientes de sus franjas devuelve a recursos humanos el control del trabajo de coordinación.
Ofrecer franjas distintas según la situación laboral del candidato
Ofrecer las mismas franjas a todos los candidatos puede acabar provocando renuncias. Como las horas preferidas son muy distintas para quienes tienen empleo, quienes están entre dos empleos y los estudiantes, hay que ofrecer franjas diferentes a partir de la información de cribado de la candidatura.
| Situación del candidato | Horario recomendado | Formato | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Con empleo | Entre semana 19:00-21:00 / sábados por la mañana | En línea | Sin desplazamientos. También importa la tranquilidad de que su empresa no se entere |
| Con empleo (jornada reducida) | Entre semana 9:00-10:30 | En línea | Aprovecha el tiempo antes del trabajo. La puntualidad es imprescindible |
| Entre dos empleos | Sobre todo entre semana en horario diurno | Presencial o en línea | Proponer una entrevista presencial transmite que va en serio |
| Estudiante | Entre semana a partir de las 16:00, evitando las clases | Preferentemente en línea | Tenga la consideración de ahorrarle los gastos de desplazamiento |
| Residente en el extranjero | Primera hora de la mañana o última hora de la noche, hora de Japón | En línea obligatoriamente | Los entrevistadores también tienen que ajustar su horario |
Un diseño en relevo que reduce los cambios de fecha en la selección por fases
Justo al terminar la primera entrevista es un buen momento para proponer la segunda. Cuanto más se espera, más se enfría el candidato y más avanzan los procesos de otras empresas. Por eso resulta eficaz el «método de relevo», que consiste en presentar las fechas candidatas de la segunda entrevista nada más terminar la primera.
Para poder presentar las fechas candidatas en el momento, es imprescindible el calendario compartido entre los entrevistadores y recursos humanos, así como tener reservadas de antemano las franjas de quienes harán la segunda entrevista. Esto enlaza directamente con la reserva de disponibilidad de los entrevistadores descrita más arriba.
La calidad de los recordatorios y de la atención el día de la entrevista decide las renuncias
Ni siquiera después de confirmar se puede bajar la guardia. El recordatorio el día anterior a la entrevista es una de las medidas básicas para evitar las ausencias sin aviso el día de la cita. Conviene que el recordatorio incluya no solo la confirmación de la fecha y la hora, sino también el desarrollo del día y los datos de los entrevistadores.
- Fecha y hora de la entrevista (indicando el huso horario)
- Nombre y cargo de los entrevistadores
- La estructura y la duración de la entrevista
- Los documentos que debe traer
- Un contacto para el día de la entrevista (número de teléfono)
- Pedir un cambio de fecha después de confirmar
- Enviar la URL de la entrevista en línea el mismo día
- Comunicar un retraso propio solo el mismo día
- No indicar el nombre de los entrevistadores hasta el último momento
Coordinar las entrevistas con la misma actitud que una reunión comercial
En la selección de personal se habla de «elegir candidatos», pero el proceso es también un espacio de evaluación mutua, y la empresa está asimismo del lado de quien es elegido. Una coordinación lenta o descuidada puede interpretarse como un punto en contra antes incluso de la entrevista. Prepare un flujo de coordinación que trate a los candidatos como clientes, con exactamente la misma actitud que al coordinar citas con clientes.
Basta con añadir a los indicadores de selección los «días desde la candidatura hasta la primera entrevista» para que cambie la mentalidad de la organización. Para mejorar el rendimiento del proceso, reducir los roces hasta llegar a la entrevista suele funcionar mejor que mejorar la calidad de la entrevista. Por eso las herramientas de coordinación de fechas y las páginas de reservas suelen introducirse primero en el ámbito de la selección.
Mida el número medio de días desde la candidatura hasta la confirmación de la primera entrevista y revise el flujo si supera los 3 días hábiles. El principio de respetar el tiempo de la otra persona que se mencionó en las normas de cortesía de las reuniones de trabajo influye también, en la selección de personal, en la tasa de aceptación de ofertas.